Møte i Fordelingsutvalget

2023-10-25

Tredje møte høst 2023

Referent: Karoline Opsahl Nilsen

Deltagere med stemmerett:

Andre:

IFI-fokus

Referat:

Sak 1 Godkjenning av innkalling
Sak 2 Godkjenning av agenda
Sak 3 Godkjenning av referat
Sak 4 Månedlig kursrettelse
Sak 5 Forslag til endring av retningslinjer og vedtekter
Sak 6 Defi - Forbedring av kommunikasjon mellom FU og foreninger
Sak 7 Behandling av søknader
Sak 8 - Stemme inn sekretærer

Sak 1 Godkjenning av innkalling

Godkjent
Sak 2 Godkjenning av agenda
Godkjent
Sak 3 Godkjenning av referat
Godkjent
Sak 4 Månedlig kursrettelse
Møteplan blir bestemt i starten av semesteret. Fast tidspunkt i slutten av måneden. Søknadsfrist 15.
Søknadsfrist skal bli synlig på nettsiden.
Referat blir publisert dagen etter møte.
FU-koordinator skal kunne ha meninger.
Skrive ned og dele kursendringer fra tilbakemeldinger.
Sak 5 Forslag til endring av retningslinjer og vedtekter
Sak 5.1
Tillegg til punkt 3 Semesterstøtte:
1. Det skal også følge med en enkel oversikt over hva støtten skal brukes til. 9 for, 0 mot. Godkjent.
2. Det kan søkes om opp til 40 000kr i semesteret. 6 for, 3 mot. Godkjent.

Sak 5.2

Legge til et nytt punkt: 11 Overlappende arrangementer - 2 for, 8 imot. Ikke godkjent - endre ordlyd. Burde splitte dette punktet i 2. Arrangementer med har mat bør ikke holdes samtidig som bedpress, dette trekker fra oppmøte. Burde gå utover deltakere, ikke pris. Legge inn målgruppe, øke satsen.

Splitte punkter - 10 for. Godkjent

2.1 Arrangementer med et budsjett på over 500kr skal ikke gå samme dag. 10 for, 0 mot. Godkjent.

2.2 De skal heller ikke holdes tirsdager eller torsdager på samme tidspunkt som Navet sine bedriftspresentasjoner. 10 for, 0 mot. Godkjent.

Sak 5.3

Følger at forslag 2 gikk igjennom Nåværende punkt 11 endres til punkt 12 10 for, 0 mot. Godkjent.

Sak 5.4

Tillegg til punkt 11 Vanlige søknadspunkter, Eiendeler: Merch skal holdes i foreningen og gå i arv om det ikke er en egenandel. 6 mot 4 for. Ikke godkjent.

Hva er forksjelling fra merch til pr. Klar definisjon. Legge til eksempler? Ta merch innkjøp opp på FU møte, legge det frem og stemme.

Spesifisere definisjoner 7 for, 3 mot. Godkjent

Sak 5.5

Endring på punkt 11 Vanlige søknadspunkter, Fastsatte satser. Arrangementer som bruker FU-støtte på alkohol skal alltid søkes om som prosjektstøtte slik at søknaden kan behandles av utvalget.

Det blir unødvendig å ta dette opp hver gang. Punktet gjelder ikke for intern arrgangement og styremiddag.

10 for, 0 imot. Godkjent.

Sak 5.6

Tillegg til punkt 4 Prosjektstøtte Søknader om støtte på over 50 000kr skal leveres to mnd før arrangementet skal holdes. Søknaden trenger ikke å inneholde et detaljert regnskap i første omgang, men dette må presenteres senest 1 mnd før arrangementet.

Det er forskjell på månder og møter. Hva er egentlig nytten med 2 mnd før. Det kunne vært et unntak repeternde arrangmenter, der vi ser samme budsjett hver år. Men igjen, vet ikke om det er nødveding.

6 for, 4 imot. Ikke godkjent.

Sak 5.7

Tillegg til punkt 11 Vanlige søknadspunkter, Fastsatte satser: Møtemat til internmøter kan støttes med opp til 100kr per møte.

Endre til styremøte, endre til 150kr. Endre til ukentlig / mnd. ENDRES (philip skriver inn i retningslinjene) 10 for, 0 mot. Godkjent. 10 for, 0 mot, Godkjent

Sak 5.8

Tillegg og endring av punkt 9 Mislighold Endre til resterende beløp, legge til utestenge OPP til ett semenster. Fordelingsutvalget kan kreve hele eller deler av et tildelt beløp, og utestenge for et semester dersom: … Saker om mislighold skal varsles om til aktuell forening, og behandles av FU på neste møte.

10 for, 0 imot, godkjent

Sak 5.9

Forslag til endringer av vedtektene: Tillegg til punkt 6: Verv i fordelingsutvalget kan fylles dersom 2/3 av representantene i FU stemmer for.

Dumt uten begrensinger på verv, kan bli uryddig.

10 for 0 imot. Godkjent.

Sak 5.10

Tillegg til punkt 11 f) Under behandling av prosjektstøtte skal styret kunne be om at det holdes av plasser til styret på det tilhørende arrangementet, så lenge dette ikke vil være til ulempe for arrangementet.

Dette kan bli misbruk av makt. Skal koordinator være koordinator eller leder, føler at dette blir utydlig med en slik fordel.

Hva er en ulempe, dette må isåfall spisses? Vanskligheter med å lage plasser til alle.

Sliter med unøyaktighet, dette kan konkretiseres med antall plasser. Hva med å åpne konto, og ha styremiddag?

Blir 3 plasser tatt fra cybere som fortjenere det? isåfall, finne andre goder. 10 plasser ble holdt av til ordnene, cyb burde kunne holde av 3 plasser til FU.

3 for, 7 mot. Ikke godkjent.

Sak 6 Defi - Forbedring av kommunikasjon mellom FU og foreninger

Ikke behandlet, tas neste møte.

Sak 7 Behandling av søknader

7.1 - Lavterskel - Semesterstøtte

Ikke møtt

7.2 - IFI Fokus - Semesterstøtte

10 for, 0 imot, enstemming for.

7.3 - Cybernetisk Selskab - Prosjektstøtte

Navet: Så linknende søknad forrgie semester, som også kom for sent. Syns ikke dette burde gå gjennom.

8 for, i mot, 1 avholdene. Godkjent.

7.4 - Cybernetisk Selskab - Prosjektstøtte

Stemme over allumni, de skal ikke konkurere med aktive studenter. FU støtter ikke allumni. Hvorfor ikke åpne for flere plasser - koster mer om plassene IKKE blir fyllt. Sette ned egenadel, sette opp søknadssummen. Smakfull egenandel.

Legge til at allumni må vente i 24t med bilettkjøp 10 for, 0 imot. Godkjent.

Stemme over forslaget 10 for, 0 imot. Godkjent.

7.5 - Defi - Semesterstøtte

Mer oversikt over hva pengene skal gå til. Hvor mange ganger skal man kunne søke om tillegg i semesterstøtte.

Defi har før behandling av søknad lagt inn oversikt over pengebruk og kvitteringer.

FORSLAG: Godta 20k. Da skal dokumentasjonen skje hyppig. 10 for, 0 imot. Godkjent.

7.6 - MAPS - Semesterstøtte

Will code for drink: projektstøtte ikke semestersøtte (går over 15k) Lyntaler: projektstøtte ikke semestersøtte (går over 15k)

Overskudd skal tilbakeføres i slutten av semesteret 10 for, 0 imot, Godkjent.

Sak 8 - Stemme inn sekretærer

Kari og Karoline stemmes inn som sekretærer

10 for, 0 imot. Godkjent