Retningslinjer for søknader om støtte fra fordelingsutvaget

Sist endret: 10/25-2023

1 Formål

Formålet til disse retningslinjer er å sikre at midlene til Fordelingsutvalget blir forvaltet og utdelt på rettferdig og forutsigbart vis. Retningslinjene vil forhindre at saker, med satt presidents tar unødvendig mye møtetid vekk fra andre saker. Retningslinjene skal også klargjøre om hva en kan søke Fordelingsutvalget om støtte til. Det er ikke ment at disse retningslinjene skal være satt i stein, og det oppfordres på det sterkeste at disse retningslinjer blir revidert jevnlig for reflektere aktiviteten og behovene til studentmiljøet og foreningene. Retningslinjene er ikke en lov, og det er mulig å både søke og vedta saker som går i strid med punktene under, dersom det er spesielle hensyn.

2 Formelle krav til søknader

1. Fordelingsutvalget opererer med tre typer søknader: semesterstøtte, prosjektstøtte, og driftstøtte.
2. For at en søknad skal kunne godkjennes må den inneholde:
   1. Søknadstype (Semesterstøtte/Prosjektstøtte/Driftsstøtte)
   2. Vedlagt budsjett for søknad
   3. Søknadsdato
   4. Kontonummer for utbetaling (NB! Dette kan ikke være en privatkonto)
   5. Kontaktperson
   6. Samlet søknadsbeløp
3. Alle beløp som søkes om må festes til konkrete punkter i budsjett og i søknaden. For prosjektstøtte må arrangement og prosjekter beskrives.
4. For søkere som ikke har mottatt støtte de siste 12 måneder, må minst ett styremedlem ha fullført relevant regnskaps kurs i regi av SiO Foreninger.

3 Semesterstøtte

1. Søknader om semesterstøtte er søknader til arrangement og drift gjennom et semester. Søknaden skal ikke inkludere midler som går utenom foreningens vanlige drift. Ved større arrangement eller innkjøp (over 15 000 kr eller spesiell høy pris planlagt per hode) foretrekkes det at dette skilles ut i en egen søknad om prosjektstøtte, spesielt dersom dette er noe som ikke avholdes/kjøpes inn hvert semester.
2. Søknader om semesterstøtte krever vedlagt budsjett og regnskap fra foregående periode/semester.
3. Det skal følge med en enkel oversikt over hva støtten skal brukes til.
4. Det kan søkes om opp til 40 000 kr i semesteret.

4 Prosjektstøtte

1. Søknader om prosjektstøtte er søknader til enkeltstående arrangement eller prosjekter.
2. Søknaden krever beskrivelse av arrangement eller prosjekt. Søkes det om midler etter at prosjektet er ferdig skal søknaden inneholde regnskap i tillegg til budsjett.

5 Driftstøtte

1. Søknader om driftstøtte er, i likhet med søknader om semesterstøtte, søknader til arrangement og drift delt over et semester eller annen gitt periode. Søknaden skal ikke inkludere midler som går utenom foreningens vanlige drift. Driftstøtte er ikke bundet opp i spesifikke budsjettposter slik semesterstøtte er. Driftstøtte skal være basert på et formål eller tidligere drift som utgiftene kan forventes å brukes til. For alle foreninger der en vesentlig andel av inntektene kommer fra Fordelingsutvalget ønsker utvalget primært å motta søknader om semesterstøtte og ikke driftstøtte.

6 Rapportering

1. I etterkant av hvert semester plikter foreningene som mottar støtte fra utvalget å sende inn regnskap og rapport for perioden.
2. Foreninger som mottar semsterstøtte skal rapportere hva de har brukt semesterstøtten på fortløpende i delt dokument.

7 Representasjon

1. Det stilles krav om at søkerforeningen stiller med én representant på det møtet der søknaden skal behandles, dersom det ikke følges vil behandling av søknaden utsettes til et møte der en representant er til stede

8 Tilbakebetaling

1. Midler som ikke brukes opp til gitte formål og som overstiger 100,- NOK må betales tilbake til Fordelingsutvalget etter endt prosjekt/periode.
2. Ved ønske kan det søkes om omfordeling av midler i etterkant.

9 Mislighold

Fordelingsutvalget kan kreve hele eller deler av tildelt beløp, og utestenge for et semester dersom:

1. Det er uoverensstemmelse mellom opplysningene gitt I søknaden og reelle forhold
2. Midler er brukt i strid med villkårene for tildelingen
3. Søker nekter Fordelingsutvalget å gjennomføre regnskapskontroll
4. Foreningen ikke oversender dokumentasjon som fordelingsutvalget har krav på (ref pkt 6 Rapportering)
5. Saker om mislighold skal varsles om til aktuell forening, og behandles av FU på neste møte.

10 Regnskapskurs

1. Utvalget kan til en hver tid kreve at minst ett styremedlem skal ha gjennomført et relevant regnskapskurs i regi av SiO Foreninger.

11 Overlappende arrangementer

1. Arrangementer med et budsjett på over 500 kr skal ikke gå samme dag.
2. Arrangementer skal ikke holdes på tirsdager eller torsdager på samme tidspunkt som Navet sine bedriftspresentasjoner.

12 Vanlige søknadspunkter

Fastsatte satser

1. Maksimalt 150 kroner per person for mat til et arrangement. Støtte til mat skal hovedsakelig gå til arrangementer med en slik størrelse og varighet at det er naturlig å spise. Det forventes at man ikke maksimerer beløpet hver gang man skal ha mat på et arrangement.
2. Maksimalt 250 kroner per person per natt til arrangementer med overnatting, og lignende. For etablerte foreninger kan det gjøres unntak for turer av stort omfang og som dekker store deler av studentmassen. Støtten må da ikke overstige 50 % av kostnadene til arrangementet.
3. Arrangementer som bruker FU-støtte på alkohol skal alltid søkes om som prosjektstøtte slik at søknaden kan behandles av utvalget. Punktet gjelder ikke for interne arrangementer eller styremiddager.
4. Styremiddag og andre styreaktiviteter støttes med 450 kr per person per semester. For foreninger med lav aktivitet støttes ikke styremiddager eller sosiale goder til styret.
5. Arrangementer for interne i foreningen støttes med opp til 150 kr per person per semester. For foreninger med mange interne bør hvert arrangement behandles spesielt.
6. Merch, som f.eks. gensere, skal holdes i foreningen og gå i arv om det ikke er en egenandel. Innkjøp av merch skal tas opppå møte i FU og godkjennes der.
7. Møtemat til internmøter kan støttes med opp til 150 kr i måneden.

Eiendeler

1. Ved søknad om eiendeler stilles særskilt krav om begrunnelse, slik at utvalget kan stole på at gjenstandene vil komme studentmassen til gode. Det bør foreligge en plan for oppbevaring og vedlikehold, og foreningen bør kunne vise til stabil drift over tid. Ved oppstart av nye foreninger kan spesielt hensyn vises for eiendeler som er veldig naturlig for foreningens drift.

Frie midler

Programlinjeforeningene og aktive foreninger ved IFI skal få fylt opp til 1500 kr per semester til fri bruk, med noen begrensninger bestemt i dokumentet “Vedtak om frie midler” Link.