Møte i Fordelingsutvalget
2022-04-21
Fjerde møte vår 2022
Referent: Danial Anwar
Deltagere med stemmerett:
- Digitus, Madin Cej
- Mikro, Oscar Hæstad Bjørnstad
- dagen@ifi, Jonas Roppestad Sandstad
- FUI, Ingeborg Steel
- MAPS, Dan Rachou
- Defi, Daniel Faour
- ProgSys
Representanter og observatører ikke til tilstede:
Andre:
- Toastjærn, Sondre Bader Wang
- FIFI, Jonas Longva Pettersen
Referat:
Dette møte prøver vi ut noe nytt, forhåndsstemming på FU-saker. Dersom alle er enige om å forhåndsgodkjenne en sak, vil saken ikke bli gått igjennom på møte. Dermed kan vi spare tid på søknader som det ikke er noe behov for å diskutere, og kan bruke denne tiden på viktigere ting. Forhåndsstemmingen må gjøres minimum 4 timer før FU-møte.
Les søknadene som dere alltid gjør og ta en avgjørelse på om dere mener om søknaden bør godkjennes på forhånd. Dette er typisk søknader som følger retningslinjene eller det er sterk presedens for å godkjenne slike søknader. Dersom dere mener en sak bør diskuteres i løpet av FU-møte så stemmer dere på søknaden. Det er ikke meningen at alle søknader skal forhåndsgodkjennes.
Vi snakker om hvordan dette fungerte på slutten av FU-møte og finner ut av om dette er noe vi ønsker å fortsette med.
Sak 1 Godkjenning av innkalling
- Godkjent.
Sak 2 Godkjenning av agenda
- Godkjent
Sak 3 Godkjenning av referat
- Godkjent.
Sak 4 Behandling av søknader
4.1 - Toastjærn
- Koordinator kommenterer om det er “mange” interne eller ikke til internarrangementet med 25 stk
- Det blir kommentert at det er bedre å ha et spesifikt antall for hva som er “mange”.
- Koordinator svarer at det er en grunn til at vedtektslinjene er litt vage, for da kan man diskutere og trekke konklusjoner på møtet.
- Det blir kommentert at man spesifiserer hva slags arrangement det er snakk om og hva som skal skje der.
Søknad enstemmig vedtatt.
4.2 - VIFI
Ikke tilstede.
4.3 - FIFI
- Det blir spurt om hva idrettsforsikringen dekker, og det blir svart at denne dekker alt av skader og lignende.
- Spørsmål om foreningens ansvar for spillere, det blir svart at de spiller på eget ansvar, men at det kan være lurt med en forsikring siden all spill foregår under en studenforening.
- Kommenteres at en løsning kan være at medlemmer betaler for idrettsforsikringen.
- Dagens medlemsavgift er symbolsk. Oppfordring om at man sjekker hvem som har betalt og ikke, slik at man har oversikt over medlemmene.
Søknad enstemmig vedtatt.
4.4 - MAPS
- Defi kommenterer at godtgjørelsen er litt drøy. Mener det er urettferdig siden de ikke fikk godgjørelse ved en tidligere anledning.
- MAPS svarer at det er forståelig at det er urettferdig, men at man gjerne kan søke på nytt, og at man bør ha godtgjørlse for mange timers arbeid.
- MAPS kommenterer at de vil gi godtgjørelse for godt arbeid, og at en logo er viktig, samt at godtgjørelsen er billigere enn å få noen profesjonelle til å gjøre det.
- Det blir poengtert at det er en godtgjørelse i form av gave til verdi av 1000kr, ikke kontanter.
- Det kommenteres at det er bedre å spesifisere hva denne godtgjørelsen er. Det svares at det ikke burde være behov for dette da Escape har gitt godtgjørelse tidligere uten å spesifisere. Svar til dette er at Escape gir godtgjørelser pga mangel på bemanning, og det blir sett på som et annerledes tilfelle.
Det blir kommentert at man kan bruke frie midler til godtgjørelse.
Det blir kommentert at prisen på klistremerkene er for høy (26kr per klistremerke), og at det finnes billigere alternativer som heller bør vurderes.
- Det blir kommentert at det er for høy pris på kaffekannene som det er søkt om. Det blir kommentert at man kan bruke de kannene som er på Foreningskontoret.
- Det blir svart at man ønsker kvalitet og at de skal vare lenge, og at deler av summen blir tilbakebetalt hvis man finner billigere kanner.
- Koordinator poengterer at man ikke må bruke alle pengene man søker for.
Forslag til endringer i søknaden:
- Anbefaler å finne billigere alternativ, og refundere ekstra sum.
- Stryke post om godtgjørelse til logo - 5/7 stemmer for at denne posten blir fjernet. Denne posten blir fjernet.
Ny revidert sum: 8.098kr
Revidert søknad enstemmig vedtatt.
4.5 - Defi (søknad oppdatert 07.04)
- Workshop med insj blir avlyst.
Fikk midler fra programrådet til arrangement (Pils&prog), reviderer summen som er søkt til denne.
- Revidert beløp på 12.089kr
Revidert søknad enstemmig vedtatt.
4.6 - Progsys
- Det blir kommentert at det etter forrige møte ble gitt et beløp som var fem ganger høyere enn det søkte beløpet. Dette skal undersøkes nærmere av FU
- Det blir poengtert at det alltid er ryddig å søke, selv om man har penger til overs fra tidligere.
- Det kommenteres at mat til Eurovision-kveld er dårlig forklart, og gjerne skulle vært tydeligere budsjettert.
- Spørsmål om alkohol er en del av matbudsjettet. Det blir svart at det ikke er det.
- Det blir poengtert at punkt 2 er til alle arrangementer og pynt av Bliss.
- Det blir stilt spørsmål rundt pynt og lignende, og om dette skal dekkes av frie midler, og ikke noe man bør søke om.
- Spørsmål om genser, om dette er til privat bruk eller til arrangementer. Det blir svart at det er til arrangementer.
- Kommentar om at presedens på dette med genser er at man har hatt det til styremedlemmer for flere år.
Forslag til endringer:
- Stryke ledlys fra punkt 2, bruke frie midler. 1/7 stemmer for. Denne posten strykes ikke.
- Stryke matposten, revurdere denne og søke på nytt. 6/7 stemmer for. Denne posten blir fjernet.
Revidert sum: 7.432kr
Revidert søknad enstemmig vedtatt.
4.7 - LI:ST
Ikke tilstede.
4.8 - Mikro
Søknad enstemmig vedtatt.
4.9 - Navet
Søknad enstemmig vedtatt.
Sak 5 Forslag til endringer av vedtak og retningslinjer
Vedlagt ligger forslag til endringer i retningslinjene til FU. Det gjelder:
* Fjerning av maksgrense for gjennomføring av generalforsamling
* En endring og økning av støtte til mat på arrangementer
* Økning av støtte til arrangement med overnatting
* Endring i vedtak om retningslinjer.
Snakk sammen internt i styrene og kom opp med en mening. Vi er åpne for endringer og trenger heller ikke godkjenne endringene på dette møte.
Avstemning - Endring i vedtekt om søknader - 7/7. Endring vedtatt.
Kommentar til endring i retningslinje - Fjerning av maksgrense for gjennomføring av generalforsamling:
- Kan være vanskelig å predikere mengden studenter på generalforsamlinger. Vanskelig uten påmelding. Det blir kommentert at man kan gjøre et anslag basert på tidligere erfaringer.
Avstemningen blir utsatt grunnet fravær av representanter på møtet.
Kommentar til endringer - En endring og økning av støtte til mat på arrangementer:
- Blir kommentert at det mest sannsynlig vil være forsøk på å makse beløp, og at det kan være greit å ta i betraktning.
Avstemning. 7/7 - endring blir vedtatt.
Avstemning - Økning av støtte til arrangement med overnatting - 7/7 - endring blir vedtatt.