Tredje møte Vår 2018

• Sak 1 Godkjenning av innkalling
• Sak 2 Godkjenning av agenda
• Sak 3 Godkjenning av referat
• Sak 4 Behandling av søknader
  • 4.1 - Fadderstyret - Prosjektstøtte
  • 4.2 - Fagutvalget ved institutt for informatikk - Prosjektstøtte
  • 4.3 - Ifi-Ordenen - Prosjektstøtte
  • 4.4 - MAPS - Prosjektstøtte
  • 4.5 - LI:ST - Prosjektstøtte
  • 4.6 - Ifi-Sjakk - Prosjektstøtte
  • 4.7 - TOAST - Driftstøtte
• Sak 5 Endringsforslag til retningslinjer og vedtekter
  • 5.1 Legge til §11f
  • 5.2 Oppdatere §3
  • 5.3 Oppdateringer til retningslinje 10e, eiendeler

Det mangler noen vedlegg da de har vært vanskelige å spøre opp igjen etter forrige nettside gikk ned.

Sak 1 Godkjenning av innkalling

Innkalling ble godkjent med merknad at møtetidspunkt var glemt.

Sak 2 Godkjenning av agenda

Agenda ble godkjent.

Sak 3 Godkjenning av referat

Referat fra forrige møte ble godkjent.

Sak 4 Behandling av søknader

4.1 - Fadderstyret - Prosjektstøtte

• Diskusjon
  • Spørsmål om hvorfor er lunsj dyrere enn middag?
    • Ifi tror det vil være større oppmøte på lunsj enn middag.
  • Hvordan skal det serverses?
    • På samme måte som lunsj, som har vært vanlig på mandagen.
  • Hvorfor er det ikke noe sstøtte fra studielaben fra 2017 i regnskapet?
    • Regnskapet fra 2017 er ikke komplett, og tidligere økonomiansvarlig har ikke svart på henvendelser.
    • Fadderstyret har heller ikke tatt kontakt med ifi om dette.
    • Fadderstyret har også gjort det meste de kan for å finne regnskapsinformasjon, men dette er vanskelig da det er dårlig dokumentert.
  • Nettside kostnader har økt mye, hvorfor?
    • Fadderuka satser på å fokusere mer på nett, istedet for å printe ifi-blekka.
  • Spørsmål om ifi faktisk har gitt et ja til å spandere lunsj.
    • De er positive men, de må sende inn søknad først.

Godkjennes enstemmig i sitt fulle med 123 850 kr

4.2 - Fagutvalget ved institutt for informatikk - Prosjektstøtte

• Diskusjon
  • Spørsmål om hvorfor studentene skal betale for å promotere FUI, og ikke institutter.
    • Det har tidligere vært veldig lite støtte fra ifi.
  • Spørsmål om summen rundt ballonger, over 2000 kr er veldig mye
    • Fui kan kutte denne posten med 1000kr om ønskelig.
  • Det blir poengtert at om vi avslår søknaden, vil ikke det hjelpe noen. Da ifi gir veldig lite støtte til foreningene.
  • Det spør om hva fagutvalgene får av støtte.
    • FUI vet ikke helt ikke dette på stående fot.
  • Forslag om at droppe søknaden helt, for å sende et signal til ifi.
    • Det kan skyte oss selv i foten, og det vil gå mer ut over studentene enn ifi på kort sikt.
    • Det poengteres at grunnet kort tidsramme burde FUI få støtte.
  • Påpekes at 1500 for kake er for lite, dette burde dobbles.
• Merknader:
  • Posten om ballonger får 1200 mindre i støtte.
  • Posten om kake blir dobblet.

Godkjenning enstemmig med merknader - 23 191 kr av 22 891 kr

4.3 - Ifi-Ordenen - Prosjektstøtte

• Diskusjon
  • Litt oppsummering av tidligere problemstilling rundt Ifi-Ordenen. Intet nytt å makrede.
• Merknader:
  • Ingen

Godkjenning enstemmig i sitt fulle med - 2856,25

4.4 - MAPS - Prosjektstøtte

• Diskusjon
  • Pizza kommer på 88 kr pr person.
    • Det blir snakk om at dette beløpet kanskje burde økes til 90kr pr/pers grunnet inflasjon. Dette burde tas ved et senere tidspunkt.
  • Merknader:
    • Det står i søknaden at regnskap fra i fjor skulle ligge ved. Dette har ikke kommet frem til utvalget.
    • Beløp på pizza blir satt ned til 80 kr pr stk i henhold til retningslinjene.

Godkjennes enstemming med merknader 4750kr av 5150 kr

4.5 - LI:ST - Prosjektstøtte

• Diskusjon
  • Spørsmål om post “Sponsor støtte”
    • Dette er en annen måte å si “får fra FU” på.
  • Spørsmål om de har tiltak for at planter ikke blir borte
    • Dette har ikke vært et problem tidligere da de heller står alt forlenge vistende.
  • Merknader:
    • Ingen

Godkjennes i sitt fulle med 3127 kr

4.6 - Ifi-Sjakk - Prosjektstøtte

• Diskusjon
  • Ingen
• Merknader:
  • Ingen

Godkjennes i sitt fulle med 1636,70kr

4.7 - TOAST - Driftstøtte

• Diskusjon
  • Diskusjon om de har lov til å toaste
    • Med tillatelse fra SiO kan de bruke kantina
  • Dette kan virke som noen som ønsker å få lunsj gratis
    • Det kan hende det kommer noen, med de fleste av gjør dette for å lage et godt sosialt miljø på ifi.
  • Det blir poengtert at dette er et fantastisk tiltak fra førsteklassinger, selv om det kanskje virker litt rart.

Merknader og vedtak:
Denne søknadssummen behandles som et enkelttilfelle, og skal ikke sette presidents. Godkjennes 1 mot, 6 for, 1 ikke stemt, i sitt fulle med 1060 kr

Sak 5 Endringsforslag til retningslinjer og vedtekter

5.1 Legge til §11f

Legge til vedtekt §11f:

“Koordinator kan avslå en søknad hvis den ikke er av god nok kvalitet. Som feks mangler regnskap og/eller budsjett. Koordinator plikter å informere søker og utvalget om at søknad er avslått. Søker har krav på begrunnelse.”

Vedtak: Endring enstemmig vedtatt.

5.2 Oppdatere §3

Oppdatere §3a til:

a) Utvalgets øverste myndighet består av representanter fra foreninger tilknyttet Institutt for informatikk ved Universitetet i Oslo. Følgende foreninger er representert:
• CYB (Cybernetisk Selskab)
• dagen@ifi (Ifi-dagen)
• FUI (Fagutvalget ved Insititutt for informatikk)
• Navet (IFI­Navet)
• MAPS (Matematikk, Programmering og Algoritmer for Studenter)
• Mikro (Studentforeningen for mikroelektronikk)
• ProgSys (Ifi-progsys)
• LI:ST (Programutvalget for Informatikk: Språk og Kommunikasjon)
• IFI­-avis
• Defi (Designforeningen ved IFI)

Vedtak: Styret gis fullmakt til å oppdatere vedtektene med hvem som faktisk har stemmerett.

5.3 Oppdateringer til retningslinje 10e, eiendeler

Oppdatere §10e til:

I. Søknader om eiendeler skal behandler uavhengig av tidligere søknader om eiendeler fra andre foreninger med mindre man eksplisitt ønsker å sette en presedens
II. For å søke om eiendeler fra FU må man første ha søkt minst en annen organisasjon som jobber med prosjektstøtte. Feks Hyperion, UiO Aktivitetsmidler, Velferdstinget, SiO, Gjensidigestiftelsen etc etc. Dette innebærer ikke at søknaden trenger å være ferdig behandlet hos de andre instansene. Bare bevist at man har søkt.
III. Eksempler på ting som har blitt avvist er sparkesykler, brettspill og bøker.
IV. Eksempler på unntak fra dette er multikopter-utstyr til Rotor, robot-utstyr til Mikros Konstruksjonslaug, sjakkbrett og klokker til Ifi-sjakk, fotball til FIFI, kaffekvern til CYB. Det gis i utgangspunktet ikke støtte til eiendeler ved mindre de er veldig naturlig for foreningens drift og foreningen kan vise til stabil drift over tid og en evne til å ta ansvar for eiendelene på et godt vis.