Møte i Fordelingsutvalget

2022-02-16

Andre møte vår 2022

Referent: Jeanette Kirkerud

Deltagere med stemmerett:

Representanter og observatører ikke til tilstede:

Andre:

Velkommen til vårens andre, og vårt siste siste, møte i Fordelingsutvalget! Vi varmer opp til Allmøtet neste uke med noen deilige søknader, og behandling av nye forslag til retningslinjer. I tillegg har MAPS levert søknad om igjen å få en plass i utvalget. Og så oppfordrer vi alle til å møte opp på allmøtet 23. februar!

Møtet finner sted 16. februar, klokken 16:15. Jeg booker Awk, så hvis alt går etter planen sees vi der!

Det er selvfølgelig også lov til å møte på Zoom, bare gi meg en heads up først! Link: https://uio.zoom.us/j/8756245350?pwd=RXF0Z2x2eGhlQlViaXZ2dFpqS1RoQT09

Sak 1 Godkjenning av innkalling

Godkjent.

Sak 2 Godkjenning av agenda

Godkjent.

Sak 3 Godkjenning av referat

Godkjent.

Sak 4 Behandling av søknader

4.1 Semesterstøtte - FIFI

FIFI ønsker å øke søknadssum for frokost til holmenkollstafetten.

Navet har også meldt seg på holmenkollstafetten, men påpeker at de måtte betale 400kr for “RIGHT TO PLAY”. FIFI kjenner ikke til dette. Det legges frem forslag om å øke summen med 400kr, men utvalget ønsker heller en eventuell ettersøknad.

Forslag om å øke summen med 300kr til frokost, totalsum på søknad blir 7100.

Revidert søknad enstemmig vedtatt.

4.2 Prosjektstøtte - LI:ST

Fui stiller spm rundt egenandel på Danskebåtturen, eller om 150kr er den totale utgiften per person. List svarer at det vil være en egenandel. Dette erstatter hyttetur.

Cyb savner mer informasjon rundt antall deltakere, pris på egenandel og hva 9000kr skal brukes på. Cyb arrangerte selv en Danskebåttur hvor de ente med å tjene 100kr per person. List forteller at 9000kr skal gå til betaling av lugar/overfart. Koordinator ber om reell kostnad per pers.

Cyb savner litt mer konkrete tall og hva pengene faktisk skal brukes på, ettersom de har god erfaring med billigere danskebåtturer. List sier at det er usikkert hva det går til, men som akkurat som ved en hyttetur kan støtten brukes slik man selv ønsker (frokost, sengeplass..)

Avstemning: Ja: 7, nei: 1.

Søknad vedtatt.

4.3 Semesterstøtte - Defi

Søknad enstemmig vedtatt.

4.4 Semesterstøtte - Mikro

Søknad enstemmig vedtatt.

4.5 Prosjektstøtte - Toast

Defi stiller spørsmål angående hvem som er invitert på bursdagsfeiringen. Toast svarer at dette er åpent for alle studenter.

Søknad enstemmig vedtatt.

4.6 Prosjektstøtte - Digitus

Det blir påpekt at Kanonball-posten har en feil, det er differanse på 400kr. Det legges til 400kr på den totale søknadssummen. Ny sum er 21.605kr.

Cyb stiller spørsmål om Digitus has snakket med utlånsansvarlig og fått satsene bekreftet til linjeforeningsfesten. Cyb opplyser om at er for lite med kun 2 funker, da det normalt skal være 8 stykker (4 per skift).

Koordinator spør om dato for linjeforeningsfesten. Dette vil være i slutten av april. Linjeforeningsfesten er et samarbeid mellom Cyb og linjeforeningene, og det har alltid vært vanskelig å få folk til å jobbe. På bakgrunn av dette forslår Koordinator at dette punktet fjernes fra søknaden, slik at man kan ta en ny runde med Cyb på hvordan dette skal gjennomføres (utlån eller stille egne med funker). Revidert søknadssum er 15.820kr.

Cyb stiller spørsmål rundt bowling-posten og mener dette bryter med retningslinjene på 150kr per person. Koordinator opplyser at dette ikke er en hyttetur/danskebåttur, og det dermed ikke bryter med retningslinjene.

Fui spør om mer informasjon rundt sponsoravtalen til Digitus og hva disse pengene skal brukes på. Digitus forteller at dette holdes utenfor søknader, ettersom sponsor selv ønsker å delta på disse arrangementene.

Koordinator opplyser om at det i fjor ble bestemt at Digitus skal sende inn en plan i begynnelsen av hvert semester som forteller hva sponsorpengene skal brukes på. Dette har ikke blitt gjort, og Digitus må derfor sende inn dette så fort som mulig.

Cyb spør om Sauna-posten er en ettersøknad, og ønsker å påpeke at deres styre uttrykker sterk misnøye ovenfor dette. Koordinator er enig og forteller dette er en dårlig uvane. Dette er fordi det gjør det vanskelig å avvise søknaden, for da vil studentene som la ut for beløpet miste penger.

List stiller spørsmål rundt posten til linjerom for H21 ettersom de ikke finner noe dokumentasjon på dette. Digitus forteller at denne posten har blitt flyttet fra semester til semester, men at den originalt stammer fra tiden før korona. Digitus har enda ikke mottatt faktura.

Revidert søknad godkjent.

4.7 Prosjektstøtte - MAPS

Det blir stilt spørsmål angående store forskjeller på søknadssum til Foreningsdagen, og om dette er et punkt som kan innføres i retningslinjene. Koordinator påpeker at denne diskusjonen bør flyttes til senere i møtet, hvor man skal ta en ny vurdering av frie midler.

Fui spør om antall deltagere som kommer på proggekonkurranse, og hvordan MAPS kommer frem til summene. MAPS forteller at dette er vanskelig å spå, da dette er ikke sammenlignbart med noe de har gjort tidligere. Med dette arrangementet ønsker de å prøve ut formatet, slik at de kan komme tilbake senere med mer konkrete tall.

Søknad enstemmig godkjent.

4.8 Prosjektstøtte - Eirik&Jeanette

Cyb foreslår å øke summen slik at det tilsvarer ekstern pris på Escape, 100kr totalt.

Fui høyner og ønsker å støtte to år, 200kr totalt.

Revidert søknadssum enstemmig vedtatt.

Sak 5 Forslag til endringer av rettningslinjer

Post 1 – Styremiddag:

List og Navet synes det er bra med styremiddag som skalerer. Fui er enig, ettersom dette gir mer verdi til styremiddag.

Definisjonen “Aktiv/lav/middels” er en noe vanskelig å forholde seg til. Koordinator påpeker at retningslinjene ikke er satt i stein, men er åpen for tolkning av utvalget. Aktivitet er noe som er vanskelig å definere på tvers av foreninger, men det skal komme foreningene til gode.

Defi ønsker å avklare mer rundt antall. Ett eksempel er den nye foreningen ReadLine som tillater uendelig med styremedlemmer. Ettersom dette vil være en retningslinje, og ikke et vedtak vil man bruke skjønn i utvalget når man godkjenner eventuelle søknader.

Avstemning: Forslag 2 enstemmig vedtatt.

Post 2 – Intern-arrangementer:

Navet ønsker en klarere definisjon på hva som er en intern. En begrensning på pris per person kan føre til at foreningen tar inn ekstra mange for å få mer støtte enn det man har av aktive interne.

Fui påpeker at på interne arrangementer er også styret ofte med, vil dette forslaget gjelde styret i tillegg? Koordinator påpeker at dette er allerede tenkt på og er bakt inn i ordlyden, altså vil dette gjelde alle som er med på arrangementet.

Cyb påpeker at de har 150 dokumenterte interne, noe som vil resultere i veldig store summer med 150kr per pers. Koordinator påpeker at man også her kan legge inn en notis på at for foreninger med stort antall interne skal behandles utenom.

Navet påpeker at en fast sum kan være begrensende for gjennomføring av arrangementet.

List er skeptisk til fast sum per person, ettersom dette er en helt ny ting. Når en ny praksis innføres, og har gjennomgått en testrunde, kan heller man senere vurdere å endre retningslinjene.

Forslag 3 endres til “Arrangementer for interne i foreningen støttes med opp til 150 kr per person per semester. For foreninger med mange interne bør hvert arrangement behandles spesielt.”

Avstemning på endring av forslag 3: Godkjent.

Stemmer over forslag 2 og revidert forslag 3: Revidert forslag 3 vinner.

Endelig avstemning over forslag 1 og revidert forslag 3: Revidert forslag 3 vedtatt.

Post 3 – Frie midler:

Fui stiller spørsmål om det faktisk er behov for mer penger. Defi påpeker at mer penger bidrar til mer spontanitet i foreningen.

Koordinator forteller at det vil bli færre søknader som må gå gjennom FU dersom man øker summen. Koordinator påpeker videre at et sterkt motargument er at det er ingen garanti for at pengene faktisk blir brukt riktig.

Maps påpeker at deres søknad i dag er et godt eksempel på dette. De ville brukt frie midler på å teste ut nye ideer, slik som proggekonkurransen, og deretter å kunne skrive bedre søknader med mer eksakte summer og antall.

Koordinator opplyser om hvordan avstemning vil fungere. Først stemmer man om både linjeforeninger og aktive foreninger kan få frie midler, deretter om summen.

  • Avstemning om linjeforeninger + aktive foreninger kan få frie midler: Ja: 6, Nei: 2. Forslag vedatt.

  • Avstemning om frie midler skal økes til 1500kr: Ja: 6, Nei: 1, Avholden: 1. Forslag vedatt.

Forslag 4 er vedtatt: Linjeforeningner og aktive foreninger får opptil 1500kr i frie midler per semester.

Forslag om oppklaring av retningslinjenes tyngde vedtas ved akklamasjon.

Sak 6 Søknad om stemmerett i FU - MAPS

Fui påpeker at dette setter presedens på hvorvidt interesse-foreninger også skal få stemmerett. Videre utdypes det at de er positive til at flere foreninger blir aktive i utvalget, ettersom det vil kunne gi bedre diskusjoner og flere synspunkter.

Ved avstemning blir det noe diskusjon på hvordan “avholden” skal tolkes i forhold til 2/3 flertall. Det står det ingenting i vedtektene om dette skal telles som “ja” eller “nei” i tilfeller hvor man ligger rett under/over 2/3 flertall. Utvalget må ved et senere tidspunkt diskutere dette videre og fatte et vedtak.

Etter en liten diskusjon på dette avholdes det en ny avstemning.

Avstemning: Ja: 7, avholden: 1.

Forslaget vedtas, MAPS får stemmerett og møteplikt i utvalget.

Sak 7 Husk Allmøtet! 23. februar, altså om 1 uke

Sak 8 Eventuelt

Vedlegg:

  1. sak-5-forslag_til_nye_retningslinjer.pdf
  2. sak-6-maps_soker_stemmerett.pdf
  3. soknad-01-fifi.pdf
  4. soknad-02-list.pdf
  5. soknad-03-defi.pdf
  6. soknad-04-mikro.pdf
  7. soknad-05-toast.pdf
  8. soknad-06-digitus.pdf
  9. soknad-07-maps.pdf
  10. soknad-08-J&E.pdf
Rediger

Denne siden er åpen kildekode. Hjelp oss med å forbedre den.