Møte i Fordelingsutvalget
2022-01-18
Første møte vår 2022
Referent: Jeanette Kirkerud
Deltagere med stemmerett:
- FUI, Ingeborg Steel
- Mikro, Thanh Thao Le
- Digitus, Stefan Spanic
- Navet, Cornelia Drougge Vassbotn
- dagen@ifi, Jonas Olsen
- LI:ST, Fredrik Aas Andreassen
- Cybernetisk Selskab, Gyda
- Defi, Ina Bergli Henriksen
- ProgSys, Christoffer Bjelke
Andre:
Velkommen til vårens aller første møte! Igjen blir det Zoom-møte så lenge denne lille smittebølgen enda ikke er over, men det skal nok gå bra! På agendaen har vi både forslag til endringer i retningslinjene våre, samt 5 søte søknader.
Vi starter tirsdag 18. januar, klokken 16:15.
Link: https://uio.zoom.us/j/8756245350?pwd=RXF0Z2x2eGhlQlViaXZ2dFpqS1RoQT09
- Sak 1 Godkjenning av innkalling
- Sak 2 Godkjenning av agenda
- Sak 3 Godkjenning av referat
- Sak 4 Behandling av søknader
- Sak 5 Forslag til endringer av retningslinjer v/Defi
- Sak 5 Eventuelt
Sak 1 Godkjenning av innkalling
Godkjent.
Sak 2 Godkjenning av agenda
Godkjent.
Sak 3 Godkjenning av referat
Godkjent.
Sak 4 Behandling av søknader
4.1 Semesterstøtte - Defi
Søknad enstemmig vedtatt.
4.2 Prosjektstøtte - CYB
FUI etterspør mer jevnlige oppdateringer gjennom prosessen. Cyb er enige i at det har blitt delt lite informasjon rundt dette tidligere, og skal derfor komme med jevnlige oppdateringer til FU.
Videre blir det stilt spørsmål rundt timesprisen på 1000kr, og spesifikt hvordan man kom frem til dette. Cyb har dessverre ikke et svar på dette. Det er fortsatt usikkerhet rundt hva regnskapsfører vil koste, men denne søknaden er for å komme i gang.
Navet spør om 10 timer er nok, ettersom det potensielt vil ta en del tid for regnskapsfører å sette seg inn i all informasjonen. Cyb er enig og vil derfor oppdatere utvalget med eksakte priser og hvor man er i løypa underveis.
Søknad enstemmig vedtatt.
4.3 Semesterstøtte - MAPS
Søknad enstemmig vedtatt.
4.4 Semesterstøtte - LI:ST {#soknad-4}–
Det blir stilt spørsmål rundt innkjøp til linjerommene. Defi har selv ikke søkt om eiendeler på grunn av dette, og lurer på om dette er en retningslinje som kan endres.
Navet påpeker at dette er retningslinjer, ikke vedtekter. Det er bedre å søke om ting man ønsker seg, og så se hvordan det tas imot av utvalget. Koordinator påpeker at disse retningslinjene er mest for å hindre store innkjøp av materielle ting som kan misbrukes. Hvis det går til felleskapets beste er det ingen problemer å handle inn, og ting som kaffe faller inn under dette.
Søknad enstemmig vedtatt.
4.5 Prosjektstøtte - Toastjærn
Navet stiller spørsmål om oppbevaring av gensere. Toastjærn forteller at dette vil bli lagt i et eget bokskap som leies på IFI, og det skal ikke brukes utenom arrangementer.
Det blir diskutert hvorvidt det er plass på FK, men det er noe usikkerhet rundt dette. En mulighet er finne plass i samme skap som Mikro bruker. Toastjærn forteller at de foretrekker å oppbevare ting i bokskap ettersom de har mange interne som ikke har tilgang til FK.
Sak 5 Forslag til endringer av retningslinjer v/Defi
Vedlagt ligger tre forslag til endringer i retningslinjene til FU, sendt inn fra Defi. Det gjelder:
- En økning i frie midler
- En endring (og delvis også økning) av penger til styremiddager
- Åpning for støtte av internarrangementer
Snakk sammen internt i styrene, og kanskje spesielt om dere ønsker å stemme over endringene direkte, eller om vi skal diskutere dem nå, og eventuelt komme med revurderte forslag til neste møte.
Referat:
Punkt 1: Frie midler
Koordinator opplyser: Frie midler eksisterer ettersom det tidligere ikke var tillatt å kjøpe eiendeler. Dette er midler som i utgangspunktet ikke brukes til uforutsette hendelser, ettersom det kan skape dårlig praksis og latskap rundt søknader. Kanskje er dette på tide å ta opp til diskusjon igjen, og det bør ikke nødvendigvis være slik lenger.
Maps stiller spørsmål rundt dagens bruk av frie midler, og om det er slik at linjeforeningene raskt bruker det opp? Defi forteller at dette går til snacks på møter og annet kos. LIST kjøper planter og utstyr til fester slik som gaffateip-festen, og resten puttes inn i hyttetur.
Koordinator spør om det er et behov for å øke satsen. List påpeker at dette avhenger av aktiviteten. Koordinator mener større ting bør behandles gjennom søknader, og ikke tas av frie midler.
Maps spør om ikke alt kan være en søknad uansett. FUI påpeker at dette kan føre til mye arbeid for små søknader. Frie midler åpner opp for mer spontane kjøp.
Maps spør om ikke penger til interne/planter/kaffe kan være en egen post under retningslinjene. Defi forteller om tilfeller hvor søknaden ikke har gått igjennom på slike småting, og da er det fint å ha litt ekstra penger som kan brukes på dette utenom.
Navet påpeker at frie midler tillater foreningen å være litt spontane, og at man ikke må vente på et møte for å gjøre morsomme ting for foreningen.
Maps stiller så spørsmål om hvorfor det kun er linjeforeningene som kan være spontane. Istedenfor å lure systemet med frie midler bør det være egne poster for det. Det fremstår som om man slipper å skrive en ordentlig søknad, og at man kan gjemme seg bak frie midler. Det er ikke en negativ ting å måtte planlegge og skrive ordentlige søknader for det man ønsker å bruke penger på.
Defi er enig med Navet om at spontanitet er bra, og at det ikke alltid er lett å planlegge. Maps er enige, men skulle ønske det gikk til alle. De mener spontanitetsargumentet faller litt bort ved at man søker om ting som i utgangspunktet ikke hadde gått igjennom uansett.
FUI spør om det er mulig å åpne for frie midler til alle foreningene. Koordinator forteller at det ikke er noe i veien for dette, men det bør vurderes på et senere møte.
Linjeforeningene har et litt annet ansvar overfor sine medlemmer, samt at de potensielt har ulike utgifter sammenlignet med alle. Mens andre foreninger kan komme og gå i løpet av et år vil linjeforeningene være mer stabile over tid.
Defi mener at hvis FU har mye penger bør dette komme studentene til gode nå, og vises med mer frihet og spontanitet.
Punkt 2: Støtte til styremiddag
Maps opplyser at de er en forening som vil tjene på dette, men er uenige i det. Hvis en mindre gruppe går sammen bør de premieres for at de klarer å gjennomføre gode aktiviteter med færre mennesker. Defi mener alle menneskene i styret har en verdi, uavhengig om man er mange eller få.
Cyb påpeker at de er en forening med mange styremedlemmer. Dette nye forslaget vil derfor gjøre det veldig mye mer rettferdig for deres to styrer.
Defi sier dette også vil åpne for at flere kan være med og få ta del i godene. Det blir feil at det er mer riktig å premiere de små styrene som tar på seg masse jobb, ettersom det er ønskelig at alle skal få være med.
Maps er enige i at store styrer bør få nok til sine medlemmer, men man skal også hylle de små styrerne for hva de klarer å gjennomføre. En fast pris på styremiddag vil også føre til at man kan søke proaktivt for semesteret selv uten å vite hvor mange de blir etter en generalforsamling.
List påpeker at hvis man gjør veldig mye jobb skal ikke målet være styremiddag. Hvis det er styremiddagen som er det som gjør folk foreningsaktive er dette en dårlig grunn. Dette kan muligens også føre til at nye foreninger oppretter færre styreplasser for å få mer per person.
Defi mener at dette nye forslaget ikke tar fra små foreninger, men gir mer rettferdig goder til større.
Maps forteller at store styrer gjør mindre per person, mens små styrer gjør mer. Da blir det også mer rettferdig at høy aktivitet per person gir mer belønning.
List påpeker at dersom det er veldig mye å gjøre for alle i foreningen kan det være tegn på at det er på tide å ta inn fler medlemmer.
FUI mener det å skille mellom aktivitetsnivå er vanskelig, og noen vil alltid få mer/mindre enn de skulle hatt. Derfor vil pris per person føre til mer jevn belønning.
Koordinator bryter inn ettersom diskusjonen går i ring, og foreslår at Maps lager et kontraforslag.
Punkt 3: Åpne opp for å støtte interne arr.
List har lenge ønsket å støtte intern-strukturen mer, men det ville resultert i å ta av styremiddag. Noe som ikke har vært ønskelig.
Maps stiller spørsmål rundt hva som er forskjellene mellom interne og ikke-interne arrangementer. Defi forteller at linjeforeningene har interne som hjelper til på arrangementer. Disse personene sitter ikke i styret, og dette er for å gi folk en liten smak på foreningslivet. Digitus har egen sponsor som gir støtte til dette, Defi ønsker med dette forslaget å minske forskjellene mellom foreningene med penger/sponsor og de som ikke har det. Videre vil dette føre til enklere rekruttering og kunnskapsdeling fra et styre til neste. Linjeforeningene har et større behov for mennesker og deltagere fra sine programstudenter ettersom de har en stor masse.
Maps har selv ikke behov for slik støtte, men de ser nytten av det for linjeforeningene samt at det fører til at folk som bidrar får noe tilbake for det.
Dette skal ikke kun være for å belønne innsats, men for å engasjere videre og knytte bånd innad i en forening.
List spør om man kan man se på muligheten for penger per person, noe som for eksempel kan brukes til hyttetur og lignende. Defi: det kan føre til store summer for de med mange interne.
Navet opplyser om at deres internmøter er gull verdt for sosialiseringen, og at de ikke hadde klart seg uten dette. Det er noe som fører til bedre felleskap og det blir enda mer gøy å være med i forening.
Koordinator bestemmer at konkrete forslag skal lages, og så vil disse behandles på neste møte.
Sak 5 Eventuelt
Bli med i FU-styret! Det blir allmøte i slutten av februar, og da skal det velges inn ny koordinator og sekretær.
Cyb minner om at alle foreningene har internpris i Escape, og at det nå er mulig å hente klistremerker til dette.
Defi har lansering med ny logo, så de vil spankulere rundt i gangene med genserne sine!