Møte i Fordelingsutvalget

2021-03-22

Andre møte vår 2021

Referent: Jeanette Kirkerud

Deltagere med stemmerett:

Representanter og observatører ikke til tilstede:

  • Ugyldig foreningskode: "cyb, Martin Heggem"

Andre:

  • Eirik berg
  • Peter kristiansen
  • Magnus helle kalland

Referat:

Hjertelig velkommen til andre møte i 2021, og det første etter årets Allmøte. Møtet blir over zoom, klokken 16:15 på mandag 22. mars.

På dagens agenda står saken om hvordan utvalget ønsker å behandle Digitus videre, så les forslagene nøye og diskuter innad med foreningen. Skulle det være noen spørsmål er det bare å sende de i rettning koordinator, så skal vi få klarnet opp.

Utover søknader og Digitus kommer vi også til å stemme over om frie midler skal kunne akumuleres over tid. Se under for hele saken.

Dere finner zoom-link her: https://uio.zoom.us/j/8756245350?pwd=RXF0Z2x2eGhlQlViaXZ2dFpqS1RoQT09

Meeting ID: 875 624 5350 Passcode: 442401

Sak 1 Godkjenning av innkalling

Godkjent.

Sak 2 Godkjenning av agenda

Godkjent.

Sak 3 Godkjenning av referat

Godkjent.

Sak 4 Behandling av søknader

4.1 Prosjektstøtte - Mikro

Retningslinjene sier at støtte til mat på arrangementer er 90kr. Mikro søker om mer enn dette ettersom det bidrar til bedre oppmøte og mat på digitale arrangementer.

Navet spør om antall deltagere på det første gjennomførte arrangementet, og Mikro forteller om godt oppmøte på ca 30 personer. Navet mener at i tider som dette burde man ikke bli holdt for mye tilbake av retningslinjene, og at mer penger til mat ikke burde være et problem.

Koordinator påpeker at arrangementet kunne ha blitt holdt etter påskeferien slik at en ettersøknad kunne vært unngått. Mikro forteller at de måtte tilpasse seg etter masterstudenten som hadde ansvaret for gjennomføringen av arrangementet.

Søknad enstemmig vedtatt. Søknad godkjent.

Digitus spør om det er mulig å midlertidig fjerne retningslinjen på 90kr til mat. Koordinator påpeker at man ikke behøver å formelt fjerne retningslinjen, men at utvalget kan velge å se bort fra den dette året. Navet er enig i unntaket ettersom det er vanskelig å holde grensen på 90kr på digitale arrangementer, samt at det ikke gir så mye mat på Foodora. Utvalget vedtar: 150kr per person, ut 2021.

Sak 5 Frie Midler

Frie midler er 1000 kroner som linjeforeningene får hvert semester til å dekke hva enn de trenger det til. Pengene skal per i dag ikke kunne akkumuleres over tid, som betyr at etter endt semester skal ubrukte penger tilbakebetales.

Koordinator hadde ikke gjort hjemmeleksa si, og trodde foreningene kunne beholde dem etter semesterets slutt. Det viser seg at enkelte foreninger har trodd det samme, og det ble også sagt på forrige møte at den opprinnelige regelen muligens ble endret en gang i en svunnen tid. Jeg finner ingen referater som sier at den har blitt endret noen gang, men tenker vi likevel kan ta en avstemning på hvorvidt det bør være mulig å beholde ubrukte midler etter endt semester. Da er vi alle enige, og har alt på stell!

Referat:

Det er er ønskelig at summer ikke kan akkumuleres over til. På denne måten setter man en lavere terskel for å bruke penger, slik at det kommer de nåværende studentene til gode.

Mikro påpeker at de ikke ser poenget med å spare det opp pengene, og er derfor enig i at pengene skal tilbakebetales.

FUI mener også at tilbakebetaling er det lureste. Hensikten bak pengene er å kunne legge ut for uforutsette ting, noe som er en fin ordning.

Avstemming hvorvidt frie midler skal tilbakebetales eller ikke. Gammel ordning beholdes - frie midler skal tilbakebetales.

Sak 6 Digitus sin avtale med Navet

Forrige møte ble utvalget presentert for problemstillingen rundt Digitus sin avtale med en sponsorbedrift, og hvorvidt utvalget bør behandle dem annerledes enn de andre linjeforeningene. Flere muligheter ble presentert, og siden er et nytt forslag også sendt inn av Digitus selv.

Vedlagt til denne agendaen ligger 3 dokumenter. Én er en oppsummering av mulighetene som til nå ha blitt foreslått, som blir det vi vil stemme over. Det neste er Digitus sin mail til koordinator, der de gir sine egne tanker, og legger frem det nye forslaget, og til sist er det eksempel-dokument som illustrasjon til Digitus sitt forslag. Les gjennom alle tre, og diskuter i foreningene. På selve møtet tar vi diskusjonen videre, og får forhåpentligvis stemt gjennom en endelig løsning.

Referat:

Navet minner om at linjeforeningene gjerne må ta kontakt med navet dersom de ønsker å bidra i prosessen for å utarbeide hvordan samarbeidspartner-avtalene skal fungere. Navet forteller videre at det er mulig denne nye avtalen vil håndtere flere av problemene som blir tatt opp i dag.

Koordinator gjennomgår de ulike mulighetene som ble sendt ut med møteinnkallingen.

Navet påpeker at de ulike mulighetene ikke nødvendigvis utelukker hverandre, men ønsker å vite mer om formålet bak. Digitus forteller at forholdet til FU forblir uendret, men et mer transparent budsjett vil synliggjøre bruken av penger på en ryddig måte.

FUI har diskutert forslag nr 1. Dette gjør at Digitus ender opp med en modell som ligner Navet og Dagen. FUI lurer på om dette betyr at Navet og Dagen også burde behandles på samme måte. Disse foreningene har ikke noe formelt krav om rapportering av penger, og nå ender Digitus opp med strengere krav en Navet og Dagen.

Defi sier seg enige med FUI om at alle foreningene burde være likestilt.

Navet og Dagen forteller at de begge har klare budsjetter, og påpeker videre at de presenterer all informasjon for forrige/neste år på generalforsamling. Denne informasjonen er ikke publisert offentlig, men det vil være mulig å dele det på andre måter om det er ønskelig.

FUI mener måten informasjonen deles på er problemet, ikke mangelen på det. På en generalforsamling er det ikke like åpent for diskusjon som på et eventuelt FU-møte.

Navet og Dagen søker ikke penger på lik linje med de andre foreningene, og diskusjonen i dag går ut på hvordan behandle sponsorpenger ved siden av penger som søkes fra FU. Derfor vil meldeplikten til Navet og Dagen vil bli opp på et senere møte.

Koordinator ønsker at utvalget går videre til en avstemning om Digitus.

Forslag nr 3 hvor eventuelt overskudd betales inn strykes. Dette er fordi ingen i utvalget har uttrykt ønske for det, samt at det bryter med Digitus sin kontrakt med samarbeidspartner. Mikro og FUI mener forslag nr 1 er det ideelle forslaget.

De tre gjenværende forslagene stemmes over.

Alternativ 1 blir valgt med 6 av 9 stemmer.

Sak 7 Eventuelt

Vedlegg:

  1. soknad-01-mikro.pdf
  2. vedlegg-01-forslag-sponsoravtale.pdf
  3. vedlegg-02-mail-fra-Digitus.pdf
  4. vedlegg-03-sponsorbudsjett_eksempel.pdf
Rediger

Denne siden er åpen kildekode. Hjelp oss med å forbedre den.