Møte i Fordelingsutvalget

2024-01-30

Første møte vår 2024

Referent: Thanh Thao Le

Deltagere med stemmerett:

Andre:

Referat:

Sak 1 Godkjenning av innkalling

Godkjent

Sak 2 Godkjenning av agenda

Godkjent

Sak 3 Godkjenning av referat

Godkjent

Sak 4 Behandling av søknader

4.1 - Semesterstøtte - SIFI

  • Enstemming for

    4.2 - Semesterstøtte - IFI-Logen

  • Flytte midler fra forrige semester over til nåværende semester
  • Stemmer over å beholde midler som IFI-logen allerede har, og droppe overføring etc.
  • Navet kommentar: Hvorfor har man ikke egenandel mtp 150kr per pers regel/retningslinje? (De har mer enn 150 per pers)
  • Enstemming for

    4.3 - Semesterstøtte - Digitus

    Avvist grunnet resultat av sak 5

    4.4 - Semesterstøtte - Defi

  • Defi kommentar: Høy aktivitet dette semesteret, vil få tilbake elever til kampus! Folk er deprimerte mep:( Styrke av sosialt miljø kan hjelpe! Flere arrangementer, men billigere (Tidligere kommentarer på høyt bruk av penger tidligere semester, så dette gjøres bevisst)
  • FU kommentar: Øltårn???

  • Defi svar/kommentar: “IFI mangler øltårn” Kan brukes til kontekster som er alkohol og ikke

  • Enstemming for

SIDENOTE: Alt av pengebruk skal rapporteres og blir gått over før allmøte om 1 mnd, husk å følge opp!

4.5 - Semesterstøtte - Maps

  • FU kommentar: Mye penger på mat, fokus på lyntaler og ikke mat?
  • Maps svar/kommentar: Det har aldri vært for lite mat

  • Navet: Husk å ikke ha det på tirsdager eller torsdager:)

  • Enstemming for (Første prosjektstøttesøknad - lyntaler)

4.6 - Prosjektstøtte - Maps

  • Navet: Mye penger til LeetCode lørdag, men lite dokumentert på sosiale medier etc. Hvordan er det med å delta / antall deltakere / hvor finner man info? I tillegg: Markedsføring/promo: Mer penger til genser? Hvorfor trenger dere 8 nye gensere, når dere har søkt tidligere til samme formål?
  • Maps svar/kommentar: Gensere: Trenger nye størrelser, og har ikke fått tilbake de fra tidligere styret Vanskelig å få tilbake gensere fra styret LeetCode: Internarrangement

  • Defi kommentar: Lage bedre ordning på dette

  • FU kommentar: Dersom det er internarrangement, kan ikke det deles 15000 kr til dette (siden ikke åpent for alle) Vil ha antall mennesker som kommer på dette

  • Mikro forslag: Fjerne LeetCood delen, også heller få ny søknad/prosjektstøtte om dette

  • FU forslag 1: Stemme over søknad som den er 7 imot 2 for 1 blank

  • FU forslag 2: Stemme over søknad, men fjerne LeetCode 9 for 1 imot

  • Beløp endres

4.7 - Semesterstøtte - List

  • Navet kommentar: List burde oppdatere brøyn registeret:)

  • List kommentar: Fikser IDAG whaaaaattt

  • Enstemming for yehaw

4.8 - Semesterstøtte og prosjektstøtte - ProgSys

  • 2 søknader
  • Søknad 1 - semesterstøtte
  • Navet kommentar: Dere har søkt om pizza til 50, kommer det så mange?

  • Kommentar: Var fullt sist på Smalltalk for progsys GF

  • Enstemming for

  • Søknad 2 - EscapeRoom
  • Navet kommentar: Høy pris per person, kan vurdere egenandel? Og 39 er mye, kommer det så mange? Er det en forhåndspris? Bindende påmelding etc?

  • Progsys svar/kommentar: Vanligcis høyt trykk, bindende påmelding rom regel

  • Defi kommentar: Vanskelig å holde styr på at folk melder seg av og ikke sier ifra etc.

9 for 1 imot

4.9 - Semesterstøtte - Cybernetisk Selskab

  • 2 søknader - Styremiddag
  • Søknad 1

  • Enstemming for

  • SIDENOTE digitus kommentar: Angående sommeravslutning, skal vi se på større båter? Defi tenker kjør Vanskelig å si, men gjøre det “ekslusivt” for å opprettholde etterspørselen, heller at ikke alle kan enn at plassene ikke fylles Landet på holde samme størrelse

4.10 - Prosjektstøtte - Cybernetisk Selskab

  • FU kommentar: Store søknader burde komme i god tid før det avholdes - kan sende en “tentativ” søknad, ide og gjerne kommunisere med FU Søknaden ble sendt inn 15, 1 mnd før arrangementet skal arrangeres Ikke et tullebeløp - 105 000 “Vanskelig å si nei” - ettersom det nå blir konsekvenser for Cyb siden de blir i gjeld Cyb skal være en av de voksne, vise modenhet, ettersom de omsetter for mye Uharmonisk hahah lmao

  • Cyb/Hanne kommentar: Uheldig med kort tidsfrist - beklager Sendte melding tidlig desember, for å få bekrftet at det er møte i januar Nytt styret i desember, galla ble diskutert da Hevder at de tok kontakt med philip for å diskutere dette 6 desember - snakk om ca. 50 000 (Philip har sett denne) Originalplan: Ha større galla enn to, men? “Vi har prøvd” FU utsatte møtet>:(

  • Fu kommentar: FU møtet ble utsatt 3 virkedager Selvom dere kommuniserte en slackmelding, gir ikke dette alle mulighet til å behandle søknaden Ikke bare philip som skal bestemme dette

Defi kommentar: Sein inkalling til møtet:( Kanskje hatt noe å si? Kluss med når møtet skal være, og vanskelig å forholde seg til

IFI-logen kommentar: Kanskje CYB kunne sendt denne søknanden til alle / gitt beskjed til alle?

Defi kommentar: Er kommunikasjon på slack greia?

Fu svar: Nei viktige ting burde komme på mail

Julia: Lurt å være bevisst på så store summer

Navet kommentar: Hvor kommer de 50k? Har dere vurdert hvorfor dere har to gallaer på samme skoleår?

Cyb svar: Vi reviderer budsjett årlig Blitt flinkere til å følge opp på bar og kafe drift, for å ikke gå i minus

Slags endring på IFI galla - skal være mer enn bare Cyb sentrert 
Denne CYB-gallaen er mer sentrert rundt CYB mao

Fu kommentar: Vi har allerede Foreningsfest og semesteravslutningsarr som begge ligger på 100k, trenger man ENDA en galla?

Cyb svar: Ja det er dyrt, kanskje en metning

Fu kommentar: Ser nå at det er mindre etterspørsel, kun 100 påmeldte og det er med de plassene som er “holdt av”

Cyb svar: Ja det ser vi nå eheh

IFI-logen: Orignalplan var å få søknad inn 2 dager før billettslipp, hva var planen?

Cyb svar: Nedskalere ev. avlyse Fjerne alkohol, typemat og antall mennesker feks

FU spørsmål: Hvis det blir avlyst, får man refundert billett? Ja

FU kommentar: Hva annet er konsekvens av å avlyse?

Cyb svar: Mat Alkohol ev?

4 for 6 imot

Cyb spør: Mulig å få søke med en lavere sum? Kan skalere ned i skala på antall mennesker

Defi kommentar: Mindre budsjett = færre mennesker? Eller hva som blir inkludert?

Cyb svar: Redusere plasser, det dyre er catering

Fu kommentar: Involvere IFI - ikke ta fokus fra Cyb Cyb burde invovlert de andre foreningene, da hadde det ikke vært noe spørsmål/overrakslese Cyb55 er like attraktivt som et vanlig IFI-galla

Cyb kommentar: Vi vil gjennomføre, kan man få noe støtte?

IFI-logen: Dersom det endres, vil vi ha oppdatert budjsett

FU kommentar: 2 alternativer

  • Gi mindre beløp, også gjennomføre men med “dårligere” tilbud
  • Avlyse, utsette til høsten

Cyb kommentar: Datoen falt på en lørdag wow - too good to be true

IFI-logen: Foreningsfest er for “foreningsaktive” men er ikke eklusivt bare for det, og eksterne + ekstra får delta

Cyb kommentar: tenkte det var gøy, dette arrangeres ikke hvert år

FU forslag: Cyb får 50k til å arrangere istedet 9 for 1 imot

Sak 5 Forslag om reaksjon mot Digitus

Digitus måtte avlyse hytteturen de fikk støtte til i høst, og har derfor mistet 23000kr ettersom de ikke fikk refundert hele beløpet fra hyttebestillingen. Det foreslås en reaksjon for å tydeligjøre at foreningene har et ansvar for håndteringen av midlene de får utdelt. Forslaget er:
- Ingen semesterstøtte semesteret v24.
- En måned (januar) uten mulighet til å søke støtte.

Fu kommentar:

“Digitus måtte avlyse hytteturen de fikk støtte til i høst, og har derfor mistet 23000kr ettersom de ikke fikk refundert hele beløpet fra hyttebestillingen. Det foreslås en reaksjon for å tydeligjøre at foreningene har et ansvar for håndteringen av midlene de får utdelt. Forslaget er:

  • Ingen semesterstøtte semesteret v24.

  • En måned (januar) uten mulighet til å søke støtte.”

  • Defi kommentar: Ingen semesterstøttet er litt strengt?

  • FU svar: Det betyr ikke mindre støtte, mer arbeid for dem (og oss) men bedre oppfølging

  • Fui kommentar: Denne saken kom ut litt seint, fikk ikke diskutert imellom styrene

  • IFI-logen: Hard reaksjon, småting er vanskelig?

  • FU svar: Burde ikke normalisere at vi bare kan miste 23k uten noe konsekvens

  • Digitus kommentar: Vi tar det på alvor - men dette går utover alle på digøk og ikke bare styret (ettersom det er deres feil)

  • FU svar: nja, andre foreningener kan fortsatt arrangere, og der kan folk delta

  • Navet kommentar: Positive til forslaget, vi kan følge mer med, får mer tanker rundt hva de skal bruke pengene på “Bare” feb som blir begrenset, som ikke er den verste straffen

  • Defi kommentar: Kom på en veldig dårlig ide: fellespot (notert, går videre) Foreslår å fjerne begresningen ved når de kan søke prosjektstøttet, så de kan ev. arrangere noe i jan og feb

  • FU svar: Det er 30 jan, så det er bare snakk om feb Markere at tilliten er litt nede - midlertidlig “utfrysning”

Alternativ 1: Original sanksjon 8 for 2 imot

Alternativ 2: Fjerne begresning med “karantene” Ikke vurdert ettersom alt 1 gikk

Eventuelt

  • Ny inkalling snart, neste møte blir litt tidligere neste mnd
  • Forhåpentligvis innen en uke

  • Allmøte slutten av Feb

  • Philip har et møte på torsdag med Kapra
  • Lage en ny plattform for FU - den er et mareritt behind the scenes (mulig ila sommeren)

Møtet avsluttet: 17:46

Vedlegg:

  1. soknad-01-sifi-prosjekt-genfors-nyttITech-hyttetur.pdf
  2. soknad-02-logen-semester.pdf
  3. soknad-03-digitus-semester.pdf
  4. soknad-04-defi-semester.pdf
  5. soknad-05-maps-lyntaler.pdf
  6. soknad-06-maps-semester.pdf
  7. soknad-07-list-semester.pdf
  8. soknad-08-progsys-semester-kake-genfors.pdf
  9. soknad-08b-progsys-escaperoom.pdf
  10. soknad-09-cyb-styremiddag.pdf
  11. soknad-10-cyb-cyb55-galla.pdf
Rediger

Denne siden er åpen kildekode. Hjelp oss med å forbedre den.