Tredje møte høst 2022

Sak 1 Godkjenning av innkalling

• Godkjent.

Sak 2 Godkjenning av agenda

• Godkjent.

Sak 3 Godkjenning av referat

• Godkjent.

Sak 4 Behandling av søknader

4.1 Prosjektstøtte - FIFI

• Det påpekes at man tidligere ikke har søkt om penger til leie av bane. Det blir svart at det var gratis under korona, men at det nå er betaling for leie.

• Søknad enstemmig vedtatt.

4.2 Prosjektstøtte - SIFI

• Det blir stilt spørsmål til retningslinjer om internarrangement. Dette gjelder om styret kan inkluderes.

• Det blir vist til tidligere møter hvor det ble sagt at alle som er med i slike arrangementer kan regnes som “interne”.

• Søknad enstemmig vedtatt.

4.3 Prosjektstøtte - IFI-Logen

• Koordinator mener at dette er noe som man ikke kan gi penger til det før man har fått tillatelse til å bygge dette.
• Forslag om å ta dette senere når foreningen er mer på plass.

En stemmer for.

Søknad ikke vedtatt.

4.4 Prosjektstøtte - Mikro

• Feil i utregning til punkt om filmkveld: Øker søknadssummen med 3600kr til 10094kr.
• Kommentar om at standardsats på bonger er 60kr.

Søknad vedtatt

4.5 Prosjektstøtte - Maps

• Alle søknader fra Maps i dette møtet blir behandlet som én søknad.

• Det en revidert søknad på 3863kr + utbetalig av gjeld på 8886,59kr.

• Revidert søknadssum: 12,749.59 kr.

• Revidert søknad enstemmig vedtatt.

4.6 Prosjektstøtte - Maps

• Se 4.5

4.7 Prosjektstøtte - LI:ST

• Søknad enstemmig vedtatt.

4.8 Prosjektstøtte - Navet

• Søknad enstemmig vedtatt.

4.9 Prosjektstøtte - Defi

• Søknad enstemmig vedtatt.

4.10 Driftsstøtte - Cyb - MVA

• Endelig har det blitt rettet opp i feil som ble gjort tidligere i regnskapet.
• Omfattende arbeid med korrigering av bilag og lignende.

• Det har blitt gjort en rekke tiltak som skal sørge for mer korrekt regnskapsføring i fremtiden.

• Det blir påpekt at det søkes penger til det som er spesifisert i regnskapet, og kan ikke bruke egne midler fordi disse trengs for en forsvarlig drift.

• Koordinator påpeker at CYB tidligere ikke har søkt om penger til arrangementer som styrekvelder og lignende.

• Angående marginer blir det nevnt at man nå skal justerer marginer etter hvor mye ting koster osv, og ikke kun tenke på studentene og hva som er best for de.

• Koordinator kommenterer at man kan diskutere hvor involvert FU skal være i CYB. Tidligere har det vært at man støtter penger til større poster, slik som denne. Svaret på dette er at man tidligere har hatt fokus på å bruke bedriftspenger og ikke studentpenger, og det er nå arbeid med budsjett og hvordan man skal forholde seg til dette. Det blir påpekt at det er viktig å ha FU i ryggen når det kommer til uforutsette hendelser.

• Det blir kommentert at bufferkonto er nødvendig for å kunne ha forsvarlig drift, fordi denne skal dekke større kostnader som kommer underveis gjennom drift og ulike arrangementer.

• Navet ønsker at det kan være lurt å ha en sakkyndig, eller en revisor som kan se over arbeidet som har blitt gjort, slik at man kan få en bekreftelse på at det har blitt gjort på en riktig måte. Det blir svart at det er ønskelig å få til dette og at man jobber med saken.

• Søknad enstemmig vedtatt.

4.11 Prosjektstøtte - FU

• Søknad enstemmig vedtatt.

Sak 5 Eventuelt

• Forslag om effektivisering av FU:

  • Utfordring med tid
  • Forslag om å søke en semestersøknad, eks: søke 25 000,- for et helt semester. Kan bruke tidligere perioder for å finne ut hvor mye man skal søke
  • Grundig rapporteing underveis.
  • Egenkapital med engang, fra og med første FU-møte.
  • Enklere å føre regnskap og lettere å ha kontroll på økonomien.
  • Kan evt. ettersøke senere
  • Baserer seg på tillit

  • Gir mer eierskap til linjeforeningene

  • Kommentar om at det kan oppsto utfordringer som ligner ettersøknader, og det må settes begrensinger og retningslinjer for dette.
  • En mulig løsning kan være en avtale, eller en form for kontrakt.

  Kan diskutere denne saken videre, og ta opp dette temaet på neste møte og videre inn i januar.

• Forslag til løsning på retningslinjen om alkohol:

  • Kan fastsette en makssum per person som man kan søke på arrangementer der det er hensiktsmessig med alkohol.
  • Denne fastsummen ligner på fastsummer man har til arrangementer som styremiddager, generalforsamlinger og lignende.