Femte møte vår 2022

Vi prøver oss igjen på forhåndsstemming. Dersom alle er enige om å forhåndsstemme på en sak vil saken ikke bli gått igjennom på møte. Dermed kan vi spare tid på søknader som det ikke er noe behov for å diskutere, og kan bruke denne tiden på viktigere ting. Forhåndsstemmingen må gjøres minimum 2 timer før FU-møte.

Les søknadene som dere alltid gjør og ta en avgjørelse på om dere mener om søknaden bør godkjennes på forhånd. Dette er typisk søknader som følger retningslinjene eller det er sterk presedens for å godta slike søknader. Dersom dere mener en sak bør diskuteres i løpet av FU-møte så stemmer dere nei under. Det er ikke meningen at alle søknader skal forhåndsgodkjennes.

Lenke

Sak 1 Godkjenning av innkalling

• Godkjent.

Sak 2 Godkjenning av agenda

• Godkjent.

Sak 3 Godkjenning av referat

• Godkjent

Sak 4 Behandling av søknader

4.1 - VIFI

• Ikke tilstede

4.2 - FIFI

• Det blir spurt om retningslinjer angående alkohol på arragementer, og koordinator sier det er usikkerhet rundt retningslinjen om 50% av arrangement.
• Det blir poengtert at stor støtte til alkohol kan føre til drikkepress på arrangementer.
• Endring i søknad: Blir gitt to bonger til vinner av fifa konkurranse, punkt 2 blir endret fra 3500kr til 100kr.
• Spørsmål om beløp for leie av Escape, det er gitt to forskjellige summer på søknaden. Det blir svart at 3660kr er det riktige beløpet.

Revidert sum: 6360kr

Revidert søknad enstemmig vedtatt.

4.3 - Progsys

• Det blir kommentert at det er mulig å søke for kakefredag for hele semesteret, istedenfor å søke hver gang. Heller ettersøke hvis det er behov for mer. Det samme gjelder punktet for kaffe.
• Kommentar om at det er dumt å ettersøke for penger, og at det er litt dumt å endre på type arrangement, det blir vanskelig å si noe imot. Dette er noe alle foreninger kan være forsiktige med.

• Det blir poengtert at retningslinjen om 50% er litt uklar, og om det er snakk om at alt over 250kr per pers må dekkes eller at man ikke skal søke på mer enn 50% av kostnaden for arrangementet.

• Søknad enstemmig vedtatt.

4.4 - LI:ST

• Søknad enstemmig vedtatt.

Sak 5 Eventuelt

5.1 Endringer i retningslinjer for dokumentasjon:

• Oppdateretere veiledning for dokumentasjon med blant annet hva man har fått støtte for, og hvor mye man har fått. Blir enklere å få oversikt og man får bedre kontroll på innebetalinger og gjeld.
• Legge inn få kommentarer om hvordan regnskap skal føres.
• Dersom det blir utvidet kontroll, så kan man bli bedt om dokuementasjon av kvitteringer, så det kan være lurt å ha en oversikt over disse, slik at man kan vise frem dette ved behov.
• Legge inn mer info om den utvidede regnskapskontrollen.

• Et forslag er å holde en slags workshop hvor man kan sitte sammen og dele erfaringer og hjelpe hverandre med regnskap osv. med både avtroppende og påtroppende økonomiansvarlige. Dette arrangementet trenger ikke å være kun for regnskap, men kan også være for andre elementer av intresse for foreningene.

• Det blir nevnt at små foreninger ikke er lovpålagt å føre regnskap, men at det heller er en nyttig vane for foreninger.

Sak 5.2 Endringer i retningslinjer for dokumentasjon:

Ny avstemning ang. retningslinje for generalforsamling - stryke post om maksimalt 300kr for å gjennomføre generalforsamling.

• Ble tatt opp på forrige møtet, men pga manglende deltakere ble det gjennomført ny avstemning.

Avstemning: 9/9 stemmer for. Endring blir vedtatt.

5.3 Ønske om økt kommunikasjon mellom foreningene:

• Det blir tatt opp at det er ønskelig å ha en kommunikasjonskanal hvor de ulike foreningene kan holde kontakt med hverandre.
• Ønske om en felles semesterplan som gir oversikt over arrangementer gjennom semesteret er lurt for å unngå kollisjon mellom arrangementer og få en god oversikt.
• Det blir kommentert at det kan være lurt å ha et sosialt arrangement med de ulike foreningene for idemyldring, diskusjon, mingling og erfaringsoverføring.

• Samtlige er enige om at alt dette hadde vært fint å få til.

• Det blir konkludert med at dette er noe man kan se nærmere på senere, og i samarbeid komme frem til den god løsning for alle.