Fjerde møte høst 2021

Velkommen til høstens fjerde møte, med syv (mer eller mindre) små og søte søknader på tallerkenen! Awk er booket, og møtet blir denne gangen tirsdag 16. november, klokken 16:15.

Skulle noen trenge å møte over Zoom så får vi til det også. Link: https://uio.zoom.us/j/8756245350?pwd=RXF0Z2x2eGhlQlViaXZ2dFpqS1RoQT09

• Sak 1 Godkjenning av innkalling
• Sak 2 Godkjenning av agenda
• Sak 3 Godkjenning av referat
• Sak 4 CYB orienterer om økonomi, regnskap, status om fremtidige søknader i FU og mer
• Sak 5 Behandling av søknader
  • 5.1 Prosjektstøtte (ettersøknad) - MAPS
  • 5.2 Prosjektstøtte - FIFI
  • 5.3 Prosjektstøtte - LI:ST
  • 5.4 Prosjektstøtte - Mikro
  • 5.5 Prosjektstøtte - Toastjærn
  • 5.6 Prosjektstøtte - Digitus
  • 5.7 Prosjektstøtte - Defi
• Sak 6 CYB presenterer søknad om IFI-skitur
• Sak 7 Muligens en sak om endring av retningslinjer rundt Styremiddager
• Sak 8 Vurder gjerne om FU-koordinator eller sekretær er noe for deg!
• Sak 9 Eventuelt

Sak 1 Godkjenning av innkalling

Godkjent.

Sak 2 Godkjenning av agenda

Godkjent.

Sak 3 Godkjenning av referat

Godkjent.

Sak 4 CYB orienterer om økonomi, regnskap, status om fremtidige søknader i FU og mer

CYB har hatt en trøblete periode, og har begynt å tenke nytt. De informerer derfor utvalget om status og hva de tenker videre.

Referat:

Det har over flere år vært rot i Cyb sin økonomi, og dette har gjort det vanskelig å søke penger fra blant annet FU. For to år siden ble det foreslått at Cyb ansetter en regnskapsfører som kan rydde opp i dette, men dette takket Cyb nei til ettersom de ønsket å rydde opp selv. Nåværende styre i Cyb ønsker å ansette et rådgivende regnskapsfirma som kan hjelpe både Cyb og andre foreninger med regnskap. Cyb har kontaktet Navet og dagen og ser på muligheten å ha en felles ressurs.

Konsekvensen av at Cyb selv ønsket å rydde opp selv har ført til en beskjeden pengebruk og budsjett, ettersom de er usikre på hvor mye de potensielt kan skylde mtp MVA. Dette går utover engasjementet til de interne som ønsker å gjennomføre arrangementer. Det kommer derfor en søknad om regnskapsfører, og Cyb kommer til å begynne å søke mer penger i fremtiden.

Utvalget setter pris på informasjonen, men ønsker mer jevn informasjon over tid. Koordinator opplyser om at denne problemstillingen var diskutert i FU for lenge siden, og at FU var positive men Cyb bestemte selv at de kunne gjøre arbeidet. De har også informert styret i FU jevnlig.

Navet opplyser om at de selv benytter seg av en regnskapsfører for å ordne opp i regnskapet. Navet spør om hvilket regnskapsprogram Cyb benytter seg av, og hvor mange bilag de fører. Cyb svarer at de har hatt feil i regnskapet over mange år, og de ønsker en rådgivende regnskapsfører kun for ha noen å forhøre seg med slik at de både kan rydde opp bakover samt sikre fremtidige føringer. Cyb har ikke tall på hvor mange bilag ettersom de har ekstremt mange. Cyb bruker Tripletex, ettersom tidligere pamper har bestemt at de som IT-studenter kan gjøre mye selv. Cyb ønsker å bruke Visma ettersom dette er et enklere program samt at SiO har kurs i dette.

Navet påpeker at dette høres ut som de trenger noen til å rydde opp bakover i tid, ikke for fremtiden. Cyb er uenig og mener det å ha noen profesjonelle som kan bistå med tips og råd er verdifullt. Selv enkelte sitter på mye kunnskap innad i foreningen er de ikke nødvendigvis flinke til å lære opp deres etterfølgere.

Navet opplyser om ar Fiken har gratis rådgivning, dette er noe Cyb skal undersøke. Cyb er i en spesiell posisjon, sammen med de andre kjellerforeningene, hvor de må håndtere MVA og alkoholsalg. Dette gjør det vanskelig å benytte seg av SiO sin hjelp. Cyb tar gjerne imot råd, og ber interesserte ta kontakt på mail.

Sak 5 Behandling av søknader

5.1 Prosjektstøtte (ettersøknad) - MAPS

Søknad enstemmig vedtatt.

5.2 Prosjektstøtte - FIFI

Koordinator opplyser om at ifølge retningslinjene har FIFI allerede har mottatt maks beløp for støtte til styret. Utvalget kan likevel velge å innvilge mer penger til styret dersom det er ønskelig.

Det blir påpekt avgjørelsen i dag må gjelde for alle foreninger fremover, ettersom dette setter presedens. Det blir stilt spørsmål om Navet fremmer et nytt forslaget i dag for styremiddag, men dette blir utsatt til neste møte.

Koordinator minner om at en tilsvarende søknad som er åpen for alle medlemmer, og ikke kun styret, kan sendes inn ved neste møte.

Søknad enstemmig nedstemt.

5.3 Prosjektstøtte - LI:ST

Utvalget roser for godt initiativ. Progsys forteller at de gjorde det samme på deres hyttetur, og det ble godt mottatt blant deres deltagerne.

Søknad enstemmig vedtatt.

5.4 Prosjektstøtte - Mikro

Mikro opplyser om endringer i søknaden. På grunn av problemer med kommunikasjon ble søknad sendt inn før en endelig avgjørelse var tatt. Juleølsmakingen skal arrangeres sammen med Defi, og derfor ønsker Mikro at denne posten blir doblet. Det blir to arrangementer, først juleverksted og deretter juleølsmaking.

Det blir stilt spørsmål om “Godtgjørelse til SM” også skal dobles. Mikro forklarer at dersom denne dobles vil det også bli gitt støtte til funksjonærene. Ettersom det nå blir flere deltagere vil det også bli nødvendig med flere funksjonærer. Progsys mener det er en god ting å gi ekstra støtte til SM/funksjonærer, ettersom det ikke alltid er like lett å få noen til å stille. Cyb er enig i at funksjonærene også bør få godtgjørelse, men spør hvordan “Godtgjørelse til SM (sjenkemester)” blir regnet ut, er dette per time eller en gave-godtgjørelse. Mikro forteller at dette er en gave.

Fui stiller spørsmål rundt støtte til alkohol. Koordinator og Mikro forteller at retningslinjene fortsatt blir fulgt ved at maksimalt 50% av summen til alkoholholdig drikke blir støttet.

Forslag om revidert søknad: Dobler støtten til juleølsmaking. Dette godkjennes og ny søknadssum er 9441.

Revidert søknad enstemmig vedtatt.

5.5 Prosjektstøtte - Toastjærn

Det stilles spørsmål om hva som legges i definisjonen “Høy aktivitet”. Dette er en vag definisjonen, noe som er satt med vilje. Det vil være vanskelig å definere aktivitet ut fra antall arrangementer, ettersom dette varierer kraftig fra forening til forening. Derfor brukes det skjønn når dette avgjøres.

Avstemning: 8 ja, 1 avholden Søknad vedtatt.

5.6 Prosjektstøtte - Digitus

Digitus har 450kr ekstra fra en tidligere søknad i år, og ber om at dette trekkes fra nåværende søknadssum.

Det ble stilt spørsmål om hvorvidt det faktisk ble utdelt bonger på linjeforenings-festen. Digitus forteller at dette dessverre ikke ble gjort. Derfor trekkes det ytterligere 250kr fra nåværende søknadssum.

Mikro påpeker at ofte blir brukt mye penger på engangspynt som kastes, og spør om det er mulig å bruke penger på pynt som kan gjenbrukes. Digitus har allerede snakket om dette innad i styret, og ønsker å gjøre dette fremover.

Dette legges frem at det burde ha vært godtgjørelse til SM og funksjonærer. Cyb opplyser om at dette strengt talt ikke var et utlån ettersom dette skjedde på en fredag (under ordinær drift) og arrangementet var åpent for alle. Derfor er ikke godtgjørelse strengt talt nødvendig, selv om det settes pris på. Om arrangementer ikke skjer på en fredag blir det er utlån. Likvide midler er alltid å foretrekke.

Fui foreslår at godtgjørelse til SM/funksjonærer blir lagt til i retningslinjene. Koordinator ber om at Fui, eller Cyb, sender inn et offisielt forslag som kan behandles på neste møte.

Søknadssum er redusert med 700kr.

Revidert søknad enstemmig vedtatt.

5.7 Prosjektstøtte - Defi

Arman v/Defi opplyser om at programrådene har fått en del penger til faglige og sosiale opplegg. Linjeneforeningene kan bruke av denne potten for å gjennomføre arrangementer så sant dette er avklart med programrådet. Det viktige å være klar over er at UiO ikke utbetaler penger direkte til foreningen, men midlene må brukes til ting universitetet har innkjøpsavtaler til. Dette kan for eksempel være mat eller materialer for juleverksted (slik Defi og Mikro har gjort).

Ettersom Mikro søkte om støtte til juleølsmaking blir denne summen trukket fra totalen. Ny søknadssum er 5234kr.

Revidert søknadssum: Enstemmig vedtatt

Sak 6 CYB presenterer søknad om IFI-skitur

Cyb ønsker å behandle denne søknaden på mail, men presenterer den her på møtet, fordi sirkulasjon er et dårlig medium for diskusjon.

Defi stiller spørsmål om varighet. Dette varer fredag-søndag, 11-13 februar.

Fui stiller spørsmål om avbestillingsgebyret. Cyb forteller at dersom man avbestiller 70-60 dager vil FU bli tilbakebetalt 22.040kr, men blir det senere enn dette må man ut med mer.

Defi opplyser om rammeavtalene som Ifi har, og at dersom bussene bestilles gjennom Ifi kan dette gi noen rabatter.

Cyb ber om at frist for tilbakemelding er på kun én uke, ettersom det er en sjanse for at hyttene kan bli booket av andre.

Sak 7 Muligens en sak om endring av retningslinjer rundt Styremiddager

Har ikke fått inn noe formelt forslag enda, men det er mulig det kommer straks. Ellers flytter vi det til neste møte :)

Defi spør om det kan komme noen retningslinjer som også omfatter de interne, ikke kun styret. (eks ble deres hyttetur på begynnelsen av semesteret nedstemt ettersom den ikke var åpen, og mtp tid ble vanskelige å arrangere noe for alle).

Sak 8 Vurder gjerne om FU-koordinator eller sekretær er noe for deg!

Vi i styret koordinerer, mailer, skriver, regner og følger det som skulle dukke opp. I februar gir vi oss, og da er det gode muligheter for at nettopp DU kan ta over! Tenk på det, du! :)

Sak 9 Eventuelt

Bli med og arranger Foreningsfesten! Interesserte ble bes ta kontakt med Jeanette (jeanetki@uio.no).

Navet: På generalforsamlingen ble det presentert hvorfor Navet gikk over budsjettet på representasjon på FIF-gallaen. Videre ønsker Navet at koordinator sender hvor mye penger som har blitt utbetalt i FU. Navet påpeker også at det har vært en stor mengde ettersøknader i det siste, og det bør kanskje undersøkes om fri midler bør økes.

Vedlegg:

1. ifiskitur_soknad_v_cyb.pdf
2. soknad-01-maps.pdf
3. soknad-02-fifi.pdf
4. soknad-03-list.pdf
5. soknad-04-mikro.pdf
6. soknad-05-toast.pdf
7. soknad-06-digitus.pdf
8. soknad-07-defi.pdf