Andre møte høst 2021

Velkommen til vårens andre møte, og en ordentlig overflod av deilige søknader. Møtet blir igjen over zoom, torsdag 16. september. Grunnet en hardtarbeidende sekretær starter møtet først 17:15, så merk dere tiden.

Ikke siden 2019 har vi hatt så mange søknader på agendaen, så her gjelder det å forberede seg godt. Vi kan friste med linjeforeninger, idrett, Cava-fredag og mer, så grip tak i venner og kjente, og møt opp på FU-møtet i september!

Minner også om 1. oktober som frist for innlevering av semesterrapport og regnskap for V21, se denne linken for informasjon om hvordan: https://fordelingsutvalget.org/veiledning_for_dokumentasjon/

Dere finner zoom-link her: https://uio.zoom.us/j/8756245350?pwd=RXF0Z2x2eGhlQlViaXZ2dFpqS1RoQT09

Meeting ID: 875 624 5350 Passcode: 442401

• Sak 1 Godkjenning av innkalling
• Sak 2 Godkjenning av agenda
• Sak 3 Godkjenning av referat
• Sak 4 Behandling av søknader
  • 4.1 Semesterstøtte - ProgSys
  • 4.2 Semesterstøtte - Mikro
  • 4.3 Semesterstøtte - Digitus
  • 4.4 Semesterstøtte - Defi
  • 4.5 Semesterstøtte - LI:ST
  • 4.6 Semesterstøtte - VIFI
  • 4.7 Prosjektstøtte - Navet
  • 4.8 Semesterstøtte - FIFI
• Sak 5 Minner om frist for semesterrapport 1. oktober
• Sak 6 Fysiske møter
• Sak 7 Eventuelt

Sak 1 Godkjenning av innkalling

Godkjent.

Sak 2 Godkjenning av agenda

Godkjent.

Sak 3 Godkjenning av referat

Godkjent.

Sak 4 Behandling av søknader

4.1 Semesterstøtte - ProgSys

Progsys gjennomgår søknaden og utdyper punktet om frie midler. Koordinator forslår at ettersom Progsys ikke søkte om frie midler forrige semester kan denne posten økes til 2000kr. Dermed dekkes hele beløpet, og Progsys har fortsatt noe frie midler til disposisjon dette semesteret.

Cyb etterspør mer detaljer i søknaden, som f.eks linker til produktene som skal kjøpes. Dette gjør det enklere å følge med på eventuelle prisendringer.

Cyb spør hvilken bank ProgSys bruker, ettersom de har veldig lave bankomkostninger.

Cyb påpeker en skrivefeil i brødteksten på posten for plakat og skohylle. Dette påvirker ikke total søknadssum.

Det foreslås at søknadssum for styremiddag økes til 3500kr. På grunn av nedstengninger i samfunnet har det vært vanskelig for alle å gjennomføre aktiviteter, selv om foreningene er engasjerte.

Total søknadssum økes totalt med 2000kr.

Søknad enstemmig vedtatt.

4.2 Semesterstøtte - Mikro

Navet påpeker at det er søkt om for lite penger til funksjonærer. List spør om Mikro har mulighet til å stille med egne funksjonærer. Mikro har allerede avtalt med 2 bar-funksjonærer som kan jobbe.

Cyb bemerker at det er bedre om foreninger klarer å skaffe egne funksjonærer.

Det diskuteres om posten skal stå, strykes eller innvilges med krav om at Mikro finner egne som kan jobbe. Ettersom noen allerede har takket ja til å jobbe ønsker ikke utvalget å gjøre noen endringer.

Mikro unnskylder en feil i søknaden og ber om at støtte til generalforsamling økes med 100kr, altså til maksbeløpet for generalforsamling.

Søknad: 7 ja, 1 avholden

Søknad vedtatt.

4.3 Semesterstøtte - Digitus

Digitus ønsker å stryke “Stipendbrus med bowling”.

Koordinator påpeker at støtte til hyttetur på 150kr skal dekke både mat og sengeplass. Det har tidligere blitt gjort unntak for hytteturer hvor maten er en essensiell del av arrangementet, slik som helgrilling av lam/svin.

Cyb påpeker at mat er noe som deltagerne heller kan ta med selv. Cyb foreslår å stryke postene “middag” og “annet”. Dersom Digitus tar deltakeravgift på 50kr vil dette dekke begge postene.

Avstemming om endring av søknad går ikke igjennom. Det er splittelse i utvalget og avstemningen har ikke 2/3 flertall.

Cyb kommer med saksopplysning til søknaden om at lån av lokale er gratis dersom man stiller med egen sjenkemester og funksjonær.

Søknad enstemmig vedtatt.

4.4 Semesterstøtte - Defi

Koordinator påpeker at søknadssummen til hyttetur er dobbel så stor som hva retningslinjene sier. I tillegg er denne hytteturen lukket, så dette arrangementet ligger nærmere en styremiddag. Dette fikk Defi støtte til forrige møte.

List foreslår at Defi åpner for flere deltagere. Cyb påpeker at denne hytteturen kun er for styret/interne, og ikke for studentmassen slik som det har vært tidligere. Cyb foreslår at Defi innfører en deltakeravgift som kan dekke en del av utgiftene. Progsys mener 9000 til styret blir litt mye når de allerede har fått styregoder.

Koordinator forteller at det tidligere har det ikke blitt gitt støtte til eiendeler slik som genser. Per dags dato er eiendeler lov dersom det kommer studentmassen til gode, og foreningen kan vise til en plan for oppbevaring og bevaring.

Cyb spør om dette er gensere til privat eie til de som er i foreningen eller om de skal tilhøre Defi (organisasjonsbruk). Cyb spør videre om en plan for hvem som skal vaske og vedlikeholde genserne. Defi sier det vil bli styret sin oppgave.

Cyb og Navet etterspør generelt mer detaljert regnskap for søknaden, slik at det er lettere å se hva pengene skal brukes på i hver post. Videre opplyser Navet at det er en del maling igjen fra studiestartuken, noe som kan brukes til Paint & Sip.

Cyb spør om støtten til Zyro er engangsbetaling eller årlig/månedlig betaling. Defi forteller det er en årlig betaling for abonnement.

Under “Fagkveld med Joshi” stilles det spørsmål om hvorvidt det gis støtte til kun mat eller mat og drikke. Retningslinjene sier at 90-kronersregelen dekker mat, derfor kan man søke om støtte til drikke i tillegg.

Koordinator foreslår å stryke hytteturposten. List mener den enten må gjøres åpen for alle eller så strykes den. Avstemming godkjent, hyttetur strykes.

Cyb foreslår å stryke malingsposten ettersom dette allerede er tilgjengelig. Avstemming er ikke godkjent, malingsposten står.

Avstemming revidert søknad: 9 ja

Søknad enstemmig vedtatt.

4.5 Semesterstøtte - LI:ST

Søknad enstemmig vedtatt.

4.6 Semesterstøtte - VIFI

Søknad enstemmig vedtatt.

4.7 Prosjektstøtte - Navet

Søknad enstemmig vedtatt.

4.8 Semesterstøtte - FIFI

Koordinator påpeker at det som er kjøpt inn for Kick Off bør instituttet støtte. Koordinator minner om at man helst bør unngå ettersøknader.

Cyb bemerker at støtte til mat på stand er noe som utvalget normalt ikke støtter.

Revidert søknad enstemmig vedtatt.

Sak 5 Minner om frist for semesterrapport 1. oktober

Sak 6 Fysiske møter

Sak 7 Eventuelt