Første møte vår 2021

Velkommen tilbake til nytt semester med foreningsliv og medfølgende fordeling! Foreløpig ser det dårlig ut for fysiske oppmøter en stund til, men vaksiner ruller ut i nord og sør, øst og vest, og ikke minst i Oslo, så vi tror på fremtiden.

Enn så lenge får vi holde motet og foreningslivet gående. Og hvordan gjøres det bedre enn å holde første møte denne våren over zoom, kl. 16:15 på mandag 22. februar? Ikke vet jeg!

Utover søknader kommer vi også til å snakke litt om foreningsøknomien, status for stiftelse, og allmøtet som finner sted kun to dager etter dette møtet! Kom kom!

Dere finner zoom-link her: https://uio.zoom.us/j/8756245350?pwd=RXF0Z2x2eGhlQlViaXZ2dFpqS1RoQT09

Meeting ID: 875 624 5350 Passcode: 442401

• Sak 1 Godkjenning av innkalling
• Sak 2 Godkjenning av agenda
• Sak 3 Godkjenning av referat
• Sak 4 Behandling av søknader
  • 4.1 Prosjektstøtte - Mikro
  • 4.2 Semesterstøtte - LI:ST
  • 4.3 Semesterstøtte - Digitus
  • 4.4 Semesterstøtte - Defi
• Sak 5 Foreningsøkonomien
• Sak 6 Digitus sin avtale med Navet
• Sak 7 Stiftelse
• Sak 8 Allmøte
• Sak 9 Eventuelt

Sak 1 Godkjenning av innkalling

Godkjent.

Sak 2 Godkjenning av agenda

Godkjent.

Sak 3 Godkjenning av referat

Godkjent.

Sak 4 Behandling av søknader

4.1 Prosjektstøtte - Mikro

Mikro får beskjed om at ettersøknader helst skal unngås, men i deres forsvar ble første møte for dette semesteret senere enn normalt.

Søknad enstemmig vedtatt. Søknad godkjent.

4.2 Semesterstøtte - LI:ST

Runder opp søknadssum til 4411,-.

Søknad enstemmig vedtatt. Søknad godkjent.

4.3 Semesterstøtte - Digitus

Cyb påpeker at Digitus ikke behøver å betale 500,- for leie av Escape. IFI-foreninger slipper å betale slitasje-gebyr. Dette trekkes fra total søknadssum.

Navet påpeker en skrivefeil i bankostandene. Ettersom riktig sum er tatt med i utregningene forandrer dette ikke søknadssummen.

FUI spør hvorfor antall deltagere på Digitalt-Escaperoom er satt til 20. Dette er kun et anslag fra Digitus sin side. Digitus opplyser videre at aktivitetsdagen er satt opp med et høyere matbudsjett enn Digitalt-Escaperoom ettersom det vil gå over lengre tid. Kombinert med et høyere aktivitetsnivå fører dette til behov for mer mat/snacks.

Redusert søknadssum: 12.428,- Søknad enstemmig vedtatt. Søknad godkjent.

4.4 Semesterstøtte - Defi

Defi opplyser om at det vil være usikkert hvorvidt alle arrangementene kan gjennomføres pga smittevern og fremtidige retningslinjer.

Mikro påpeker at Defi bør søke instituttet/programrådet om støtte til Figma for dummies ettersom dette er et faglig arragement. Det samme gjelder workshop på tvers av linjene.

Koordinator spør om mer informasjon rundt musematten. Ettersom Euclid ikke tilhører Defi, men alle design-studenter, er det viktig at rommet representerer alle programstudentene. Defi opplyser om at designet ikke skal inneholder logoen til Defi.

Videre påpeker koordinator at søknadssummen for mat på Figma for dummies er mer enn det retningslinjene. Defi har søkt om mat til 200,- mens retningslinjene sier 90,-. Det er derfor opp til utvalget å avgjøre om Defi argumenterer godt nok. Mikro synes det er god nok argumentasjon og det burde kunne gjennomføres et slikt arrangement i semesteret.

Posten om Figma for dummies strykes ettersom Defi søker instituttet/programrådet om støtte.

Forslag om å stryke Figma for dummies og workshop fra søknaden (trekker fra totalt 7400,-).
Enstemmig vedtatt.

Redusert søknadssum: 6104,- Søknad enstemmig vedtatt. Søknad godkjent.

Sak 5 Foreningsøkonomien

Da koordinator og sekretær i høst gikk gjennom alle foreningenes regnskaper grundig, fant vi at enkelte foreninger satt på større pengesummer de ikke helt kunne gjøre rede for. Vi bestemte oss for å gå gjennom en prosess for å rydde opp, og diskutere med utvalget hva som burde gjøres med foreninger som sitter på penger de ikke vet hvor kommer fra.

Samtidig som vi satte igang vår prosess, gjorde nevnte foreninger en formidabel innsatts for å fikse nevnte problemer. Resultatet blir at når vi tar opp problemstillingen her, så er det mulig vi drøfter en bagatell. Men vi føler likevel det ryddigste er å diskutere det!

Saken er som følger: Linjeforeningene fikk for noen år siden 5k som egenkaptial/oppstartskapital. Hvert semester har de også krav på 1000 kr i frie midler.
Per dags dato har foreningene følgende egenkaptial på konto (ca.):

• Progsys: 5000
• Defi: 6000
• LI:ST: 8000
• Mikro: 11000
• Digitus: (Ikke relevant, se neste punkt i stedet)

Spørsmålet vi stiller blir derfor: Bør det gjøres noe med den skjevfordelingen som er? Mikro har mest, men vi bør å skyte inn at de har tatt en veldig grundig oppryddning i gjeld tilbake til før 2017, som vi i FU-styret har fått se. Igjen, pengene det er snakk om er betydelig mindre enn da vi planla å ta opp denne saken først.

P.S. Defi har gitt tilbake sine penger for å få regnskapet mest mulig ryddig, og sitter derfor med 0 kr. (De har noen penger, men de er øremerket kjøleskap).

Referat:

FUI påpeker at hvis målet med de ekstra pengene er å kunne legge ut for arrangementer gir det ikke mening at det skal være en såpass skjev fordeling mellom linjeforeningene.

Cyb legger frem forslag om at linjeforeningene kan følge samme opplegg som Cyb. Der betaler man tilbake alt over en viss sum.

Mikro påpaker at en større andel av deres penger kommer fra støtte fra Kulturstyret.

ProgSys påpeker at dersom det gjenstår ubrukte penger fra frie midler skal dette tilbakebetales neste semester. Dermed vil ikke disse midlene kunne føre til oppsamling av egenkapital. Bjørn Henrik påpeker at på et senere tidspunkt ble det vedtatt at de frie midlene ikke lenger skulle tilbakebetales. List og ProgSys opplyser at de har tilbakebetalt frie midler hvert semester. Mikro har ikke gjort det.

Cecilie mener det er unødvendig mye byråkratisk rundt søknader og retningslinjer. En mulighet kunne vært å øke de frie midlene for å slippe å søke om absolutt alt. Cecilie legger frem fremtidig forslag om at linjeforeningene kan bruke opp til en viss sum hvert semester før de behøver å søke FU.

Koordinator forteller at det er i dag er mange retningslinjer, men at det er åpent for å sende inn nye forslag for hvordan FU skal fungere.

List ønsker at alle skal ha en viss sum med penger, men at de ikke legger seg opp hvor skjeft det eventuelt er. Det viktigste er at alle har penger på bok til uforutsette ting.

Koordinator legger frem forslag om å gi Defi 5000,- Disse pengene skal fungere som en buffer, slik at styremedlemmer ikke blir sittende med regninger i påvente av ettersøknader til FU.

Mikro synes det høres bra ut, men at Cyb sitt forslag om en øvre grense bør implementeres. Koordinator vil utarbeide et forslag som vil bli lagt frem på neste møte.

Defi synes det er unødvendig å sitte på frie midler mer enn et semester. Dersom disse pengene skal behandles som frie midler gir det ikke mening at disse midlene skal samles på.

Tilbakebetaling av frie midler samt en øvre maksgrense på egenkapital vil bli tatt opp på neste møte. Per dags dato skal frie midler tilbakebetales, men dersom det endres kan det bli aktuelt å sette en maksgrense. Det er per dags dato ingen maksgrense for tilbakebetaling av egenkapital.

Forslag om å gi Defi 5000,- stemmes over. Enstemmig vedtatt.

Sak 6 Digitus sin avtale med Navet

Digitus har en egen avtale med Navet, som gir dem ekstra penger fra en sponsor-bedrift, og som innebærer at de i samarbeid med Navet setter opp bedriftspresentasjoner direkte rettet mot sine studenter. Normalt har Digitus som mål å bruke opp de pengene de får inn gjennom denne ordningen i løpet av et semester, men i korona-tiden har det ført til at de sitter inne med en del mer egenkapital en sine med-linjeforeninger, rundt 30 000.

Koordinator og sekretær ønsker å drøfte hvordan utvalget skal behandle Digitus som FU-forening, og presenterer ulike modeller. Vi drøfter kun problemstillingen i dag, og hvorvidt den er verdt å ta videre som ordentlig sak.

Referat:

Koordinator forteller om mulige alternativer.

1. Samme ordning som Cyb. Digitus bruker ført og fremst egne penger, men søker FU for større arrangementer eller når de er tom for penger.
2. Digtus setter opp budsjett for egen bruk, stiller overskuddet sitt til disposisjon til FU.
3. Ingen endrning i ordningen.

Digitus opplyser om avtalen og kontrakten med samarbeidspartner. Det er kontraktsfestet at pengene skal gå til digøk-studentene, derfor kan det å måtte gi fra seg pengene til FU skape problemer. Digitus forteller at det å øremerke pengene i budsjettet og deretter gi fra seg overskudd kan være en løsning. Det samme gjelder med en løsning lik Cyb sin, hvor de bruker sine egne penger førs og deretter søker FU for videre støtte.

Leder i Navet opplyser om at de er åpne for at alle linjeforeningene får en tilsvarende avtale som Digitus har. Dersom linjeforeningene ønsker mer økonomisk frihet, vil en samarbeidspartner kunne gi dette. På en annen side risikerer man også å skape større økonomiske forskjeller mellom foreningene ettersom alle kanskje ikke får en like lukrativ avtale med de samme godene. På sikt kan dette svekke Navet sin posisjon og monopolet de har på instituttet, og dermed også deres mulighet til å tjene penger. Videre vil slike avtaler kreve større tillit mellom FU og foreningene, ettersom FU ikke lenger kan overse at pengene blir brukt forsvarlig.

Koordinator påpeker at hvis linjeforeningene ønsker en slik avtale bør man heller se på å løsne opp på retningslinjene. På denne måten vil vi fortsatt kunne verne om bruken av penger. Det er bedre å fjerne enkelte retningslinjer enn å gi frie midler som fører til at man kan omgå alle retningslinjene. Alternativet er at alle linjeforeningene skriver sine egne retningslinjer for forsvarlig bruk av pengene.

Digitus legger til at de fortsatt er en relativt ny programlinje og at de derfor ønsker bedriftspresentasjoner som er bedre tilpasset sine studenter.

Bjørn Henrik gir mer informasjon rundt omstendighetene da avtalen med Digitus ble satt opp. Som en ny programlinje skilte Digøk seg ut fra resten av studentmassen. Dette førte til at det ikke var den økonomiske friheten som sto i sentrum, men muligheten for å få tilrettelagte bedriftspresentasjoner. Han påpeker at dersom hver linjeforening får et større budsjett/frie midler hvert semester vil retningslinjene kunne bevares, navet og dagen@ifi beholder sine monopol og samarbeidspartnere, og foreningene vil få større økonomisk frihet.

Cecilie forteller at behovet for en samarbeidspartner var både frie midler og skreddersydde bedriftspresentasjoner. Som bedriftskontakt i navet forteller hun at semesterplanen for bedriftspresentasjoner ikke får plass til alle, så kanskje kan et tettere samarbeid mellom Navet og linjeforeningene lette på trykket.

Mikro spør hva Digitus søker om som de ikke får dekket av FU? Mikro har ikke støtt på å ikke få støtte til sine arrangementer. Cecilie forteller om arrangementer med høye påmeldingsavgifter og få deltagere. Videre har navet/dagen muligheten til å bruke hva de vil på egne arrangementer, noe som kan oppleves som urettferdig for de resterende foreningene.

Om modellen til FU endres vil kanskje ikke samarbeidspartner være nødvendig lenger. Større endringer vil kunne bli tatt opp på allmøte, og det kan opprettes en komité for å se videre på dette.

Koordinator og sekretær lager et dokument med ulike løsninger som diskuteres på neste møte hvor en avgjørelse vil bli tatt.

Sak 7 Stiftelse

TL;DR: Det blir ikke noe av. Fordelene ved å lage en stiftelse som en mer formalisert versjon av FU er mange. Derfor har vi i FU-styret de siste årene pratet om å starte den opp. Men etter nøyere granskning ser vi at de fleste fordelene kan løses på helt andre måter. Og da slipper man også de utallige ulempene som følger med.

For hele historien, møt opp på Allmøtet om to dager! Sterkt uenig? Møt opp på allmøtet og tal din sak!

Sak 8 Allmøte

Det blir som alltid holdt et spennende valg av rollene koordinator og sekretær. I tillegg blir FUs tilstand presentert, med tall, planer annet snacks. Kom kom!

Sak 9 Eventuelt