Andre møte høst 2020

Det andre møtet i fordelingsutvalget dette høstsemesteret holder sted over Zoom igjen, mandag 26/10, klokken 16:15. Litt forsinket denne gang, fordi jeg er dårlig på mail. Og fordi jeg garantert gjør samme feil igjen, kan dere ta utgangspunkt i at søknadsfrist alltid er 1. i hver måned, dersom ikke annet er sagt :)

Dere finner zoom-link her: https://uio.zoom.us/j/8756245350?pwd=RXF0Z2x2eGhlQlViaXZ2dFpqS1RoQT09

Meeting ID: 875 624 5350 Passcode: 442401

• Sak 1 Godkjenning av innkalling
• Sak 2 Godkjenning av agenda
• Sak 3 Godkjenning av referat
• Sak 4 Behandling av søknader
  • 4.1 Prosjektstøtte - LI:ST
  • 4.2 Prosjektstøtte - VIFI
  • 4.3 Prosjektstøtte - Digitus
  • 4.4 Ettersøknad - Digitus
• Sak 5 Vurdering av retningslinjene om hyttetur
• Sak 6 Vurdering av retningslinjen om pizza
• Sak 7 Korrigering av retningslinjen om semesterrapport
• Sak 8 Eventuelt

Sak 1 Godkjenning av innkalling

Godkjent.

Sak 2 Godkjenning av agenda

Godkjent.

Sak 3 Godkjenning av referat

Godkjent.

Sak 4 Behandling av søknader

4.1 Prosjektstøtte - LI:ST

Tatt på sirkulasjon.

4.2 Prosjektstøtte - VIFI

Ved søknad om eiendeler stilles det særskilt krav om begrunnelse. Styregenser kan ikke argumenteres for at er strengt nødvendig, dermed strykes punktet fra søknaden.

Revidert søknadssum: 5750kr Søknad enstemmig vedtatt.

4.3 Prosjektstøtte - Digitus

FUI stiller spørsmål om bruk av munnbind på Escape (i lys av nye retningslinjer). Det legges frem at man burde spørre instituttet om sprit og munnbind.

Cyb opplyser rutiner rundt leie av Escape for foreninger, både med og uten bar.

Cyb skal i nærmeste fremtid utarbeide bordkart som kan gi eksakt antall mulige deltagere. Foreninger som låner escape kan selv velge om de vil ha faste plasser ved bord. Digitus vil ta hensyn til dette når de planlegger arrangementer i Escape.

Koordinator opplyser om at støtten til mat per person har økt til 90kr, og foreslår å øke dette punktet fra 80kr til 90kr. Videre stilles det spørsmål om leie av lokale utenfor instituttet. Digitus håper å få til gratis leie av sal hos chateau neuf, men det avhenger av antallet deltagere. Dersom de ikke får lånt går de bort fra leie og legger generalforsamlingen sammen med en av eksamensworkshopene.

Revidert søknadssum: 8560kr Søknad vedtatt.

4.4 Ettersøknad - Digitus

Søknad enstemmig vedtatt.

Sak 5 Vurdering av retningslinjene om hyttetur

I retningslinjene står det om hytteturer: “Maksimalt 150 kroner per person per natt til hytteturer ol. Det burde gjøres unntak for turer med stort omfang og som dekker store deler av studentmassen. F.eks Skitur til Hemsedal”

Vi gikk igjennom dette punktet forrige gang, og fikk dette forslaget til nytt punkt: “Maksimalt 150 kroner per person per natt til hytteturer ol. For etablerte foreninger kan det gjøres unntak for turer av stort omfang og som dekker store deler av studentmassen. Støtten må da ikke overstige 50 % av kostnadene til arrangementet.”

Dersom deres forening har andre forslag, setter vi pris på om dere sender dem til fu-koordinator@ifi.uio.no i forkant av møtet!

Referat:

Digitus stiller spørsmål om hva som kvalifiserer for “store deler av studentmassen”. Den vage formuleringen kan gjøre det vanskelig å planlegge en søknad når man ikke vet hvor mye man faktisk kan få i støtte. Koordinator forklarer at formuleringen tar utgangspunkt i de store arrangementene, mens at retningslinjene for hyttetur for linjeforeningene fortsatt er 150kr.

Digitus mener at dersom totalsummen for en hytteutflukt overskrider 150kr med bare litt bør det være greit dersom man ikke fant noe billigere alternativ. Dersom det er maten som dytter totalsummen over budsjettet bør heller det slås ned på ettersom det er enklere å endre. Digitus foreslår å øke summen på 150kr ettersom den ikke har blitt økt på lenge. Koordinator påpeker at denne summen er basert på leie av studenterhyttene, noe som ikke har endret seg.

Navet stiller spørsmål rundt uttrykket “etablerte foreninger”. Det opplyses om at også dette er definert vagt med vilje, noe som kan komme foreningen til gode.

Defi foreslår å endre ordlyden på “hytteturer ol.” til “arrangementer med overnatting”. Mikro påpeker at denne tolkningen allerede ligger i uttrykket ved “ol.”.

Koordinator legger frem forslag om ny formulering: “Maksimalt 150 kroner per person per natt til arrangementer med overnatting, og lignende. For etablerte foreninger kan det gjøres unntak for turer av stort omfang og som dekker store deler av studentmassen. Støtten må da ikke overstige 50 % av kostnadene til arrangementet.”

Endring av retningslinjene enstemmig vedtatt.

Sak 6 Vurdering av retningslinjen om pizza

I retningslinjene står det om pizza: “Maksimalt ett arrangement med pizza/mat per forening per semester. (…)

• Her gjøres det unntak for faglige arrangementer av en slik størrelse og varighet at det er naturlig å servere mat for å gjennomføre arrangementet. 90-kronersregelen gjelder fortsatt på slike arrangement.”

Utvalget har lenge gitt støtte til opptil flere arrangementer hvert semester som ikke har faglig påvirkning, spesielt til linjeforeninger. Koordinator ønsker å vite hva utvalget tenker om punktet, om det eventuelt bør endres, og i så fall til hva. Et forslag kan være å for eksempel slette ordet “faglige” fra retningslinjen.

Referat:

FUI synes det er et godt forslag, spesielt ettersom faglige arrangementer kan støttes av instituttet. Utvalget sier seg enig.

Forslaget fra koordinator om å fjerne ordet “faglige” fra retningslinjen stemmes over.

Endring av retningslinjene enstemmig vedtatt.

Sak 7 Korrigering av retningslinjen om semesterrapport

I retningslinjene står det om rapportering: “I etterkant av endt prosjekt for prosjektstøtte eller periode for semester- og driftsstøtte plikter foreningen å sende inn regnskap og rapport for prosjekt/periode.”

Da vi ikke praktiserer punktet slik det står nå, ønsker koordinator å endre dette: “I etterkant av hvert semester plikter foreningene som mottar støtte fra utvalget å sende inn regnskap og rapport for perioden.”

Referat:

Progsys stiller spørsmål om hvor lenge etter er “i etterkant av endt prosjekt”. Dette er ment som i løpet av påfølgende semester.

Digitus stiller spørsmål om det kun er regnskap knyttet til FU eller hele regnskapet som skal sendes inn. Koordinator forteller at hele regnskapet må oppgis. Bakgrunnen for å levere regnskap er delvis for å sikre at foreningene selv har kontroll over penger og ressurser på tvers av semestre.

Endring av retningslinjene enstemmig vedtatt.

Sak 8 Eventuelt