Møte i Fordelingsutvalget

2015-03-20

Andre møte Vår 2015

OBS! Grunnet endringer i referatstil er det mulighet for at web versjonen av referatet inneholder feil og mangler. Spesielt feltene om deltagere og stemmerett.
Se orginalreferat vedlagt nederst på denne siden for korrekt info.

Referent: Joakim Lindquister

Deltagere med stemmerett:

Referat:

1. Godkjenning av innkalling

Innkalling ble godkjent uten merknader.

2. Godkjenning av agenda

FU-koordinator legger til et punkt: velge økonomiansvarlig som trer inn som pkt 5 Agenda ble videre godkjent uten merknader.

3. Godkjenning av referat

Referat fra forrige møte godkjent uten merknader.

4. Vedtektsendringer

Vedtektene vedrørende å legge til MAPS ble godkjent.

5. Valg av økonomiansvarlig

Joakim Lindquister ble valgt som økonomiansvarlig

6. Behandling av søknader

6.1 MAPS prosjektstøtte IDI Open

MAPS søknad om prosjektstøtte til IDI Open godkjennes.

6.2 MAPS – Spring Challenge

Fordelingsutvalget bemerker at det blir brukt penger på pizza på et relativt kort arrangement, selv om FU tidligere har blitt enige om å kutte ned på slik støtte. FU er ellers veldig positive til arrangementet.

MAPS søknad om prosjektstøtte til Spring Challenge godkjennes.

Det bemerkes at FU burde sette ned noen tydeligere retningslinjer vedrørende støtte til pizza på arrangementer og at dette må kommuniseres tydeligere til foreningene.

6.3 TekNat – Søknad om prosjektstøtte Holmenkollstafetten

FU-koordinator opplyser om at FU har godkjent tilsvarende støtte til FIFI allerede.

TekNats søknad om prosjektstøtte til Holmenkollstafetten godkjennes.

6.4 Mikro – Søknad om driftsstøtte V 15

Jan er skeptisk til å substituere øl med mer en halv pris. Det stilles kritiske spørsmål til regnskapet til Mikro, da FU anser flere av postene som uklare. Espen skal ta det opp med økonomiansvarlig i Mikro.

Mikro anslår 25 deltakere på kommende pokerkveld. FU bemerker at de ønsker slik informasjon i søknaden. Kristin bemerker at det burde være et alkoholfritt alternativ.

Mikro sin søknad om driftstøtte godkjennes delvis, gitt at det ryddes i regnskapet og nytt regnskap sendes inn. Sakens tas da på sirkulasjon. Merknader: Støtten til sommerølsmaking reduseres til 2300.

6.5 Foreningsfesten – Søknad om prosjektstøtte 2015

Joshi redegjør for søknaden og arrangementet. Foreningsfesten ønsker å invitere flere foreninger, noe som innebærer økte utgifter.

Foreningsfesten søknad om prosjektstøtte godkjennes.

6.6 FUI – Driftstøtte V 15

Mathias har noen merknader vedrørende søknaden til FUI.

  • Arrangementene Allmøte og webutviklerkurs har allerede blitt holdt. Da bør det sendes med regnskap til disse og søke om midlene som faktisk har blitt brukt.
  • Det bør informeres om at gammel søknad som var delvis behandlet i påvente av regnskap trekkes før ny søknad sendes inn.

FUI sin søknad om driftstøtte godkjennes.

6.7 Fordelingsutvalget – prosjektstøtte til nettside

Bendik redegjør for behov for en nettside til FU. For å få utviklet nettside foreslås det å betale noen for å sette opp en side. Det diskuteres det praktiske rundt å betale noen. Bendik skal sjekke hvilke muligheter vi har for å betale ut honorarer skattefritt. Dagen@ifi stiller seg villig til å settes opp som «arbeidsgiver», alternativt kan det tas gjennom Studentenes Personalforening (SPF) som brukes av kjellerforeningene på UiO.

Det godkjennes at det kan brukes opp til 5000kr (netto for «arbeidstaker») på nettside. Ny detaljert søknad kommer når detaljer er klare.

7. CYBs ønske om diskusjon ang. kravene til driftstøtte

Jan argumenterer om hva som skal betraktes som driftsstøtte. Han mener at det inkluderes prosjekter i søknader om driftsstøtte, mens dette egentlig ikke burde vært sett som driftsstøtte. Bendik: Man burde kunne samle opp utgifter, slik at det saksbelastningen for FU ikke blir alt for høy.

Mathias skal utarbeide et forslag til vedtektsendringer som skal være grunnlag for videre diskusjon.

8. Minimumsum for tilbakebetaling av støtte

Mathias redegjør for forslag vedrørende tilbakebetaling av penger fra foreninger til FU. Bankgebyrer spiser opp små tilbakebetalinger.

Det er forslag om å sette opp en minimumssum på tilbakebetalinger på 100 kr. Mathias skal utarbeide retningslinjer og sjekke ca hva bankgebyrene er på overføringer for bedrift.

9. Eventuelt

9.1 Inntekter fra bedrifter

Carl Martin lurer på om det er noen presedens på at foreninger tjener penger fra bedrifter: konkurrer dette med Navet? Det er konsensus i FU om at rene bedriftpresentasjoner burde forbeholdes Navet. Andre type arrangementer oppfordres til å søke penger der de har muligheter.

###9.2 Støtte paintball-arrangement rettet mot IFI-studenter Johan, som nå representerer en ny-oppstartet UiO-paintball forening, ønsker å utrede muligheten for å søke penger til et arrangement rettet mot IFI-foreninger. FU stiller seg positive til å støtte paintball.

9.3 Mathias og sympa

Det er dårlige rutiner hos foreningene med tanke på Sympa. De må innskjerpe rutinene så Mathias får sendt ut mailer. Minimum ønskes det at mathias er whitelistet hos alle foreningene.

Møtet hevet kl. 13.53

Vedlegg:

  1. referat.odt
  2. referat_2015-03-20.pdf
  3. søknad_01_maps_idi_open.pdf
  4. søknad_02_maps_programmeringskonkurranse.pdf
  5. søknad_02_maps_programmeringskonkurranse_m_regnskap.pdf
  6. søknad_03_teknat_holmenkollstafetten.pdf
  7. søknad_04_mikro.pdf
  8. søknad_04_mikro_regnskap h14.pdf
  9. søknad_05_foreningsfesten_2015.pdf
  10. søknad_06_fui.pdf
  11. søknad_06_fui_regnskap_h14.pdf
Rediger

Denne siden er åpen kildekode. Hjelp oss med å forbedre den.