Møte i Fordelingsutvalget

2015-01-30

Første møte Vår 2015

OBS! Grunnet endringer i referatstil er det mulighet for at web versjonen av referatet inneholder feil og mangler. Spesielt feltene om deltagere og stemmerett.
Se orginalreferat vedlagt nederst på denne siden for korrekt info.

Referent: Joshi

Deltagere med stemmerett:

Referat:

1. Godkjenning av innkalling

Innkalling ble godkjent uten merknader. Koordinator opplyser om at innkallelsen til møtet sendes ut til alle foreninger, mens søknadene kun sendes ut til foreningene som er representert i Fordelingsutvalget.

2. Godkjenning av agenda

FU-koordinator legger til et punkt under eventuelt: diskusjon om allmøtet. Agenda ble videre godkjent uten merknader.

3. Godkjenning av referat

Referat fra møtet 24.10.14 ble godkjent uten merknader.

4. Behandling av søknader

Koordinator oppgir Konto disponert av dagen@ifi: 536 916,58 Konto disponert av Navet: 463 850,30

4.1 CYBs søknad om driftsstøtte H14

CYB søker om driftstøtte på 30.000 kroner for forhenværende høstsemester.

FU påpeker at formen søknaden er uoversiktlig og at den ikke spesifiserer hvilke utgiftsposter søknadsbeløpet skal dekke. Det bemerkes at CYB ved tidligere anledninger har levert mangelfulle søknader som ikke er levert i henhold til FU sine vedtekter. Det er videre uheldig at innvilgelse av søknaden fremstilles som en nødvendighet ved at det vil gå utover viktige sosiale arrangementer. FU er positive til å støtte CYB og deres drift, men etterlyser mer ryddighet og innsikt i hva midlene er brukt til.

Det ble enstemmig vedtatt at behandlingen av søknaden utsettes til CYB har levert en ny søknad.

4.2 Verdandes søknad om driftsstøtte V15

Verdande søker om driftstøtte på 12.550 kroner i driftstøtte for våren 2015. Verdande har ikke levert regnskap på drift for høstsemesteret, noe som er et krav for søknader i henhold til FU sine vedtekter. Jf. referatet fra møtet Fordelingsutvalget 24.10.15 ble det i Verdandes søknad påpekt at FU har et tak på 3500 kroner for styremiddager og et tak på 1000 kroner for styremøter, men vi ser at dette ikke er tatt til etterretning.

FU er ellers positive til søknaden og vil behandle søknaden på sirkulasjon så snart regnskapet fra foregående semester sendes inn.

Merknader:

  • Maks 3500 kroner i støtte til styremiddag. Det trekkes fra 500 kroner.
  • Maks 1000 kroner i støtte til styremøtemat. Det trekkes fra 1000 kroner.

4.3 TekNats søknad om driftsstøtte V15

TekNat søker om driftstøtte på 16.000 kroner i driftstøtte for våren 2015.

TekNat har ikke levert regnskap på drift for høstsemesteret, noe som er et krav for søknader i henhold til FU sine vedtekter. FU leser av søknaden at det søkes om pizza til 60 personer under Age of Empire-arrangementet, men synes stykkprisen per hode er høy. FU har et tak på 80 kroner per hode for pizza.

FU er ellers positive til søknaden og vil behandle søknaden på sirkulasjon så snart regnskapet fra foregående semester sendes inn.

Merknader:

  • Maks 80 kroner per person ved pizza. Det trekkes 1700 kroner.

4.4 FUIs søknad om driftsstøtte V15

FUI søker om driftstøtte på 18.411 kroner i driftstøtte for våren 2015.

FUI har ikke levert budsjett og regnskap for høstsemesteret, noe som er et krav for søknader i henhold til FU sine vedtekter.

FU savner mer informasjon om planlagte arrangementer, f.eks. antall deltagere man forventer. FU innvilger bufferstøtte, men bemerker at det beløpet kun gis én gang. FU anser leie av hytte som en del av styremiddagen, og setter derfor et tak på 3500 kroner. FU innvilger søknad om å få etterstøttet pizza til Emacs-kurset grunnet uheldige omstendinger og misforståelser med Studielaben.

FU er ellers positive til søknaden og vil behandle søknaden på sirkulasjon så snart regnskapet fra foregående semester sendes inn.

Merknader:

  • Maks 3500 kroner for leie av hytte. Det trekkes 2500 kroner.

4.5 FIFIs søknad om driftsstøtte V15

FIFI søker om driftstøtte på 19.730 kroner i driftstøtte for våren 2015.

FIFI har ikke levert regnskap på drift for høstsemesteret, noe som er et krav for søknader i henhold til FU sine vedtekter. FU har et tak på 80 kroner per hode for pizza, så søknadsbeløpet til arrangementet «sosialkveld» reduseres. Det oppfordres til ikke å føre opp medlemskontingent under et enkeltarrangement dersom det gjelder for hele semesteret. FU ønsker også bedre oversikt over forholdet mellom antall medlemmer som oppgis og beløpet som forventes i medlemskontingent. Det mangler antall forventede deltagere til «avslutningsfesten». FU ber om at denne posten enten endres til å være en styremiddag eller at antall forventede deltagere for en avslutningsfest oppgis.

FU er ellers positive til søknaden og vil behandle søknaden på sirkulasjon så snart regnskapet fra foregående semester sendes inn.

Merknader:

  • Maks 80 kroner per person ved pizza. Det trekkes 1900 kroner.

4.6 MAPS søknad om representasjon i FU

FU er generelt positive til at flere foreninger ønsker å ta en aktiv del i foreningslivet gjennom representasjon. Før MAPS sin søknad kan godkjennes ønsker FU foreningens vedtekter og motivajonsbrev tilsendt for å kartlegge at paragrafer som angår FU (f.eks. ved oppløsning eller mistillit) er i samsvar med FU sine retningslinjer da dette ikke var tilgjengelig på foreningens nettsider.

4.7 Etterbehandling av søknader

Det er enighet om at CYB sin søknad må behandles på neste møte, mens de resterende søknadene kan godkjennes på sirkulasjon såfremt ingen ber om at en revidert søknad må behandles på et møte.

5. Eventuelt

5.1 Pizzaavtale

Ole Kristian har ikke rukket å se på dette. Han orienterer på neste møte.

5.2 Allmøte

Det vedtas at allmøtet i FU holdes 19. februar 2015 kl. 16.15. FU-koordinator sender ut innkallelse.

5.3 Nettsider

Det har ikke skjedd noe med nettsidene siden sist.

5.4 Foreningskveld

CYB foreslår å gjenta foreningskvelden fra sist arrangement. FU er positive til det.

Møtet hevet kl. 13.57.

Vedlegg:

  1. oversikt2014h.pdf
  2. referat_2015_01_30.pdf
  3. regnskap2014h.xls
  4. regnskap_fifi_h14.pdf
  5. regnskap_verdande_h2014.pdf
  6. agenda.txt
  7. august.pdf
  8. november.pdf
  9. oktober.pdf
  10. oversikt2014h.pdf
  11. regnskap2014h.xls
  12. september.pdf
  13. referat_2015-01-30.pdf
  14. regnskap_fifi_h14.pdf
  15. regnskap_verdande_h2014 (1).pdf
  16. regnskap_verdande_h2014 (2).pdf
  17. regnskap_verdande_h2014.pdf
  18. teknat_høst2014.zip
  19. vedtekter_maps.pdf
  20. soknad_01_cyb_driftsstotte_h14.pdf
  21. soknad_02_budsjett_verdande_v15.pdf
  22. soknad_02_verdande_v15.pdf
  23. soknad_03_teknat_budsjett_v15.pdf
  24. soknad_03_teknat_driftsoknad_v15.pdf
  25. soknad_04_fui_driftssoknad_v15.pdf
  26. soknad_05_fifi_2015.pdf
  27. soknad_06_representasjon_fu_maps.pdf
Rediger

Denne siden er åpen kildekode. Hjelp oss med å forbedre den.