Møte i Fordelingsutvalget
2012-03-16
Første møte vår 2012
OBS! Grunnet endringer i referatstil er det mulighet for at web versjonen av referatet inneholder feil og mangler. Spesielt feltene om deltagere og stemmerett.
Se orginalreferat vedlagt nederst på denne siden for korrekt info.
Representanter og observatører ikke til tilstede:
- Ugyldig foreningskode: "pisk"
Andre:
- Koordinator, Torgeir Lebesbye (torgeirl)
- Cybernetisk Selskab, Daniel Høgli Olufsen (daniehol)
- dagen@ifi, Marte Hesvik Frøyen (martehfr)
- PING, Christopher Culina (chrisbc)
- Navet, Aleksandra Hrpka (aleksahr)
- Navet, Denis Ligonja (denisl)
- Mikro, Maziar Ghahramani (maziargh)
- FUI, Suhas Govind Joshi (joshi)
- FUI, Thorvald Henrik Glad Munch-Møller (thorvahm)
Referat:
- 1 Godkjenning av innkalling
- 2 Godkjenning av agenda
- 3 Behandling av søknader
- 4 Signering av innvilgede søknader
- 5 FUs foretaksform
- 6 Kort om møteinnkallelse
- 8 Eventuelt
1 Godkjenning av innkalling
Godkjennes. Det påpekes at informasjonen om fordelingsmøtene til foreninger som søker penger uten å være representert i FU kan bli bedre. Koordinator skal finne eller opprette en mailingsliste for disse foreningene i forkant av neste møte.
2 Godkjenning av agenda
Punktet om FUs økonomi utgår da man mangler regnskapstall fra både Dagen 2011 og Navet.
3 Behandling av søknader
3.1 CYBs søknad om driftsmidler vår 2012
I høstens søknad var 10 000 kr spesifisert til dekorering av Escape, men så langt henger det kun ett bilde der og de resterende midlene ser ikke ut til å stå videreført i vårens budsjett. Det virker også merkelig å søke penger til produksjon av medlemskort når man har store inntekter knyttet til medlemskontigent.
Det fattes vedtak om at søknaden kan behandles igjen på sirkulasjon etter at CYB gjør ytterligere dokumentasjon - inkludert regnskap - tilgjengelig.
3.2 Mikros søknad om driftsmidler vår 2012
Det er ikke spesifisert hva man ønsker å bruke de 15 000 kr man søker fra FU på. Søknaden er betydelig større enn fjorårets to søknader (1 000 for vår, 3 500 for høst), og de to største postene på 14 000 til hyttetur og 12 000 til deltakelse på The Gathering synes ikke å være bygget på et godt tallgrunnlag. Det påpekes at bedriftsekskursjoner kan gjøres om til en inntektskilde da teknologibedrifter ofte har en stor betalingsvilje forbundet med rekruttering.
Det fattes vedtak om at søknaden kan behandles igjen på sirkulasjon etter at søknadssummen er spesifisert.
3.3. FIFIs søknad om driftsmidler 2012
Det er ikke spesifisert hva man ønsker å bruke de 8 000 kr man søker fra FU på. Flere foreninger på bygget har konsoller stående nærmest ubrukt, og det foreslås derfor at man ser på muligheten for gjenbruk av konsollparken.
Det fattes vedtak om at søknaden kan behandles igjen på sirkulasjon etter at søknadssummen er spesifisert og behovet for nyinnkjøp av konsoller er avklart.
4 Signering av innvilgede søknader
Utgikk da ingen søknader ble innvilget.
5 FUs foretaksform
Koordinator forteller kort om hvordan arbeidet med omstrukturering går. Det undersøkes hvorvidt man bør gå for en ordinær selskapsregistering eller stiftelse, og det kan virke som den ekstra administrasjonen forbundet med å opprette og drifte en stiftelse ikke overveier fordelene. Koordinatorer håper å være i mål med arbeidet innen utgangen av vårsemesteret.
6 Kort om møteinnkallelse
For at søknadsbehandlingen skal være så demokratisk og åpent som mulig påpeker koordinator viktighetene av at hver forening gjør en grundig behandling i forkant av FU-møter, og at søknadene gjøres tilgjengelig for alle styremedlemmer i foreningene. Epostlista for møteinnkallelser har den siste tiden blitt renset for personadresser til fordeler epostlister som går til direkte til hvert enkelt styre.
8 Eventuelt
8.1 Tilgang til epostarkivet
Christopher Culina ber om tilgang til epostarkivet. Koordinator noterer det på gjøremålslista.
8.2 Kaffe på foreningskontoret
Det fryktes for nedsatt produktivitet på Foreningskontoret (Rom 3403) etter at IFIs budsjettkutt har ført til kaffetørke. Det foreslås at CYB ser på muligheten til å innlemme innkjøp av kaffe og nødvendig materiell til kaffemaskinen i sin søknad da de allerede har inngått avtale med en kaffeleverandør. Det påpekes at det finnes aktive studenter som ikke drikker kaffe, og at også te bør skaffes til veie.