Veiledning for dokumentasjon

Dokumentasjon er viktig av minst to grunner.

1. Foreningene for oversikt over sin pengebruk, sine aktiviteter, tryggere økonomi og visshet om hvor pengene har kommet fra og har gått til.
2. FU kan kontrollere at pengene blir brukt til formålet og at foreningene driver sunn økonomisk drift.

Med denne veiledningen håper vi at vi kan gjøre rapporteringen enklere for foreningene å gjennomføre og enklere for FU å kontrollere.

1. Oversikt over FU-støtte Ha et ark i excel dokumentet til regnskapet hvor dere har en oversikt over hvor mye dere har fått støtte til hver enkelt søknadspost, og hvor mye dere faktisk brukte på arrangementet. Dersom det er større avvik bør dere kommentere dette. Hensikten er å ha kontroll på gjelden til FU og bruken av frie midler.

Eksempel fra Digitus:

1. Regnskap

• På starten av året må dere fylle inn de utgående balansene (UB) fra forrige regnskap inn i inngående balanse (IB) i det nye regnskapet.

• Hver gang dere får penger fra FU føres dette beløpet inn positivt i 1920 Brukskonto og negativt i 3420 Støtte fra Fordelingsutvalget.

• Hver gang dere bruker penger så fører dere at pengene går ut (-) av brukskonto og inn (+) i kontoen som passer best for kostnaden, for eksempel 6750 Arrangementkostnader.

• Den nederste raden "SUM" skal alltid gå i null. Kredit skal være lik debit.

• På slutten av semesteret må regnskapet avsluttes. Et eventuelt overskudd skal sendes til 2050 Egenkapital og kan se hvor mye penger man skylder FU. Regnskapet skal også være i balanse (som Digøks papirfly symboliserer 😂). Dere kan se om regnskapet er i balanse ved å se at Egenkapital og gjeld er like stort som Eiendeler. Dette ser dere i Balanse-arket.

• Regnskapet bør stemme overens med det man har på konto. Så 1910 Bankkonto bør være samme beløp som det som faktisk er på bankkonto. Hold det oppdatert månedlig, ellers kan det være vanskelig å huske alt som har skjedd.

• Fyll inn gjelden til FU på slutten av semesteret ved å føre gjelden som debit (-) på konto 2950 og (+) på Støtte fra Fordelingsutvalget.

1. Kvitteringer/Bilagsoversikt

Ta bilder av kvitteringer og lagre de i skyen/drive. Anbefaler også å skrive ned hvilket bilag (fra regnskapet) kvitteringen hører til og hvem som stod for utbetalingen.

Dersom man har mistet kvitteringen kan dere erstatte dette med et screenshoot av transaksjonen i nettbanken og supplere med informasjon om hva pengene gikk til, hvem som sto for utbetalingen og hvilket bilag dette hører til.

1. Semesterrapport

På slutten av semesteret må dere levere en semesterrapport. Denne skal supplere regnskapet og svare på flere spørsmål (se under). Rapporten bør kommentere aktiviteten i semesteret, hva foreningen har lært fra semesteret og eventuelle kommentarer til regnskapet eller FUs søknader.

• Nevn noe som gikk bra dette semesteret, og noe som ikke gikk fullt så bra.
• Hva har styret lært som neste styret kan få nytte av?
• Hva er gjelden til FU?
• Er det noe utvalget burde vite? (for eksempel avvik fra søknader)
• Er det noe utvalget bør forandre for å gjøre det enklere for dere?

1. Utvidet regnskapskontroll Dersom utvalget ser det som helt nødvendig vil de gjennomføre et utvidet regnskapskontroll. Her må foreningene sende over fullstendig regnskapsbok, fullstendig bilagsoversikt (kvitteringer) og kontoutskrifter fra alle relevante kontoer. Dette vil kun bli gjennomført dersom utvalget mistenker svært svak økonomisk styring eller underslag. Bevisste underslag vil føre til politianmeldelse.

Dersom dere har noen spørsmål til føring dokumentasjon kan man alltids ta kontakt med styret i FU. Send mail til fu-koordinator@ifi.uio.no.