Retningslinjer for søknader om støtte fra fordelingsutvaget

Sist endret: 2/9-2016

Formelle krav til søknader

1. Fordelingsutvaget opererer med fire typer søknader: semesterstøtte, prosjektstøtte, driftstøtte og likviditetstøtte.
2. For at en søknad skal kunne godkjennes må den inneholde:
   1. Søknadstype (Semesterstøtte/Prosjektstøtte/Driftsstøtte/Likviditetsstøtte)
   2. Vedlagt budsjett for søknad
   3. Søknadsdato
   4. Kontonummer for utbetaling (NB! Dette kan ikke være en privatkonto)
   5. Kontaktperson
   6. Samlet søknadsbeløp
3. Alle beløp som søkes om må festes til konkrete punkter i budsjett og i søknaden. Arrangement og prosjekter må beskrives. Dette gjelder ikke driftsstøtte.

Semesterstøtte

1. Søknader om semesterstøtte er søknader til arrangement og drift gjennom et semester. Søknaden skal ikke inkludere midler som går utenom foreningens vanlige drift. Ved større arrangement eller innkjøp foretrekkes det at dette skilles ut i en egen søknad om prosjektstøtte, spesielt dersom dette er noe som ikke avholdes/kjøpes inn hvert semester.
2. Søknader om semesterstøtte krever vedlagt budsjett og regnskap fra foregående periode/semester.

Prosjektstøtte

1. Søknader om prosjektstøtte er søknader til enkeltstående arrangement eller prosjekter.
2. Søknaden krever beskrivelse av arrangement eller prosjekt. Søkes det om midler etter at prosjektet er ferdig skal søknaden inneholde regnskap i tillegg til budsjett.

   Likviditetstøtte

3. Alle foreninger kan søke om et økonomisk buffer for å bli mer økonomisk fleksibel. Søknader om buffer kan være på opp til 5000kr.
4. Formålet med bufferet er ikke å være en støtte til driften, men et lån som er ment for at mindre foreninger skal ha bedre likviditet.
5. Hver forening kan søke om buffer kun én gang og bufferet skal betales tilbake til Fordelingsutvaget hvis foreningen oppløses.

Driftstøtte

1. Søknader om driftstøtte er, i likhet med søknader om semesterstøtte, søknader til arrangement og drift delt over et semester eller annen gitt periode. Søknaden skal ikke inkludere midler som går utenom foreningens vanlige drift. Driftstøtte er ikke bundet opp i spesifikke budsjettposter slik semesterstøtte er. Driftstøtte skal være basert på et formål eller tidligere drift som utgiftene kan forventes å brukes til. For alle foreninger der en vesentlig andel av inntektene kommer fra Fordelingsutvalget ønsker utvalget primært å motta søknader om semestersøtte og ikke driftstøtte.

Rapportering

1. I etterkant av endt prosjekt for prosjektstøtte eller periode for semester- og driftsstøtte plikter foreningen å sende inn regnskap og rapport for prosjekt/periode.

Representasjon

1. Det stilles krav om at søkerforeningen stiller med én representant på det møtet der søknaden skal behandles, dersom det ikke følges vil behandling av søknaden utsettes til et møte der en representant er til stede

Tilbakebetaling

1. Midler som ikke brukes opp til gitte formål og som overstiger 100,- NOK må betales tilbake til Fordelingsutvaget etter endt prosjekt/periode.
2. Ved ønske kan det søkes om omfordeling av midler i etterkant.

Mislighold

Fordelingsutvaget kan kreve hele eller deler av tildelt beløp dersom:

1. Det er uoverenstemmelse mellom opplysningene gitt I søknaden og reelle forhold
2. Midler er brukt i strid med villkårene for tildelingen
3. Søker nekter Fordelingsutvalget å gjennomføre regnskapskontroll
4. Foreningen ikke oversender dokumentasjon som fordelingsutvaget har krav på (ref pkt 6 Rapportering)

Vanlige søknadspunkter

1. Maksimalt 200 kr til å gjennomføre generalforsamling.
2. Maksimalt ett arrangement med pizza/mat per forening per semester.
   1. Maksimalt 80 kroner per person for mat til et arrangement.
   2. Her gjøres det unntak for faglige arrangementer av en slik størrelse og varighet at det er naturlig å servere mat for å gjennomføre arrangementet. 80-kronersregelen gjelder fortsatt på slike arrangement.
3. FU støtter maksimalt 50% av søknadsposter som angår alkoholholdig drikke.
4. Styremiddag og sosiale goder til styret.
   1. For foreninger med høg aktivitet: maks 3500 kr per semester
   2. For foreninger med middels aktivitet: maks 2500 kr per semester
   3. For foreninger med lav aktivitet støttes ikke styremiddager eller sosiale goder til styret.
5. Det gis i utgangspunktet ikke støtte til eiendeler ved mindre de er veldig naturlig for foreningens drift og foreningen kan vise til stabil drift over tid og en evne til å ta ansvar for eiendelene på et godt vis.
   1. Eksempler på ting som har blitt avvist er sparkesykler, brettspill og bøker.
   2. Eksempler på unntak frå dette er multikopter-utstyr til Rotor, robot-utstyr til Mikros Konstruksjonslaug, sjakkbrett og klokker til Ifi-sjakk, fotball til FIFI, kaffekvern til CYB.
6. Det gis ikke støtte til hytteturer og liknende større sosiale arrangement. Men det kan støttes mindre summer til mat og hygge under slike arrangementer.