Retningslinjer for søknader om støtte fra fordelingsutvaget

Sist endret: 02/02-2026

1 Formål

Formålet til disse retningslinjer er å sikre at midlene til Fordelingsutvalget blir forvaltet og utdelt på rettferdig og forutsigbart vis. Retningslinjene vil forhindre at saker, med satt presidents tar unødvendig mye møtetid vekk fra andre saker. Retningslinjene skal også klargjøre om hva en kan søke Fordelingsutvalget om støtte til. Det er ikke ment at disse retningslinjene skal være satt i stein, og det oppfordres på det sterkeste at disse retningslinjer blir revidert jevnlig for reflektere aktiviteten og behovene til studentmiljøet og foreningene. Retningslinjene er ikke en lov, og det er mulig å både søke og vedta saker som går i strid med punktene under, dersom det er spesielle hensyn.

2 Formelle krav til søknader

  1. Fordelingsutvalget opererer med tre typer søknader: semesterstøtte, prosjektstøtte, og driftstøtte.
  2. For at en søknad skal kunne godkjennes må den inneholde:
    1. Søknadstype (Semesterstøtte/Prosjektstøtte/Driftsstøtte)
    2. Vedlagt budsjett for søknad
    3. Søknadsdato
    4. Kontonummer for utbetaling (NB! Dette kan ikke være en privatkonto)
    5. Kontaktperson
    6. Samlet søknadsbeløp
  3. Alle beløp som søkes om må festes til konkrete punkter i budsjett og i søknaden. For prosjektstøtte må arrangement og prosjekter beskrives.
  4. For søkere som ikke har mottatt støtte de siste 12 måneder, må minst ett styremedlem ha fullført relevant regnskaps kurs i regi av SiO Foreninger.

3 Semesterstøtte

  1. Semesterstøtte er kun for linjeforeninger.
  2. Søknader om semesterstøtte er søknader til arrangementer og drift gjennom et semester. Søknaden skal ikke inkludere midler som går utenom foreningens vanlige drift.
  3. Ved større arrangement eller innkjøp (over 15 000 kr eller spesiell høy pris planlagt per hode) foretrekkes det at dette skilles ut i en egen søknad om prosjektstøtte, spesielt dersom dette er noe som ikke avholdes/kjøpes inn hvert semester.
  4. Søknader om semesterstøtte krever at regnskap og rapport fra foregående semester er innlevert og godkjent av FU-styret.
  5. Hver søknad skal inkludere tidligere total sum av innvilget semesterstøtte for samme semester.
  6. Det skal følge med en enkel oversikt over hva støtten skal brukes til. Denne burde baseres på tidligere søknader og bruk.
  7. En forening kan motta opptil 50 000 kroner i semesterstøtte per semester.
  8. Dersom en forening søker prosjektstøtte for arrangementer i et semester der foreningen har fylt ut grensen beskrevet i Punkt 3.7, burde arrangementet være et samarbeidsarrangement.

4 Prosjektstøtte

  1. Søknader om prosjektstøtte er søknader til enkeltstående arrangement eller prosjekter.
  2. Søknader krever beskrivelse av arrangement eller prosjekt. Budsjettet bør baseres på tidligere arrangementer eller prosjekter av lignende natur.
  3. Søker en forening om midler etter at prosjektet er ferdig, skal søknaden inneholde regnskap i tillegg til budsjett.

4a Intensjonssøknader

  1. Dersom en forening planlegger å søke en betydelig sum til et enkelt arrangement, kan det sendes en intensjonssøknad som behandles minst ett møte før prosjektsøknaden. Intensjonssøknaden brukes til erfarings- og meningsutveksling og inneholder en skisse av tiltenkt budsjett. Skissen og intensjonssøknaden er ikke bindende.
  2. Fordelingsutvalget kan, etter behandling av intensjonssøknaden, fatte et rammevedtak om avsetning (forhåndsreservasjon) av et beløp til det aktuelle formålet. En slik avsetning:
    • 2.1. belaster årets tildelingsramme (80%-rammen) fra vedtakstidspunktet
    • 2.2. er tidsbegrenset (normalt 90 dager eller til og med to påfølgende ordinære møter, det som inntreffer først) og bortfaller automatisk dersom prosjektsøknaden ikke er fremmet og behandlet innen fristen
    • 2.3. gir ingen rett til utbetaling før ordinær prosjektsøknad er innsendt og endelig vedtak er fattet
    • 2.4. kan justeres eller falle bort dersom prosjektet endrer karakter vesentlig sammenlignet med intensjonssøknaden
  3. Rammevedtak om avsetning skal protokollføres med beløpsramme, formål, vilkår og frist. Endelig tildeling kan overstige den avsatte rammen ved behandling av den endelige prosjektsøknaden.

5 Driftstøtte

  1. Søknader om driftstøtte er søknader til drift delt over et semester eller annen gitt periode. Eksempelvis burde bankkostnader, digitale ressurser, og innkjøp som ikke tilknyttes et enkelt arrangement, søkes om under driftstøtte.
  2. Søknaden skal ikke inkludere midler som går utenom foreningens vanlige drift. Driftstøtte er ikke bundet opp i spesifikke budsjettposter slik semesterstøtte er.
  3. Driftstøtte skal være basert på et formål eller en tidligere drift som utgiftene kan forventes å brukes til.
  4. Linjeforeninger bør inkludere støtte til ordinær drift innenfor semesterstøtten hvert semester. Andre foreninger kan søke driftstøtte for budsjettposter som må falle utenom arrangementer eller prosjekter.

6 Rapportering

  1. I etterkant av hvert semester plikter foreningene som mottar støtte fra utvalget å sende inn regnskap og rapport for perioden.
  2. Foreninger som mottar semsterstøtte skal rapportere hva de har brukt semesterstøtten på fortløpende i delt dokument.

7 Representasjon

  1. Det stilles krav om at søkerforeningen stiller med én representant på det møtet der søknaden skal behandles, dersom det ikke følges vil behandling av søknaden utsettes til et møte der en representant er til stede

8 Tilbakebetaling

  1. Midler som ikke brukes opp til gitte formål må betales tilbake til Fordelingsutvalget etter endt prosjekt/periode.
  2. Ved ønske kan det søkes om omfordeling av midler i etterkant.
  3. Det forventes at enhver forening som mottar semesterstøtte fra Fordelingsutvalget har null resterende midler etter avsluttet semester. Dersom foreningen mottar andre midler eller har grunn til å ha resterende midler utenom frie midler, skal foreningen avklare dette med Fordelingsutvalget.
  4. Dersom en forening mottar støtte fra andre kilder enn Fordelingsutvalget, skal dette avklares med Fordelingsutvalget før et vedtak er fattet om søknaden deres.

9 Mislighold

Fordelingsutvalget kan kreve hele eller deler av tildelt beløp, og utestenge for et semester dersom:

  1. Det er uoverensstemmelse mellom opplysningene gitt I søknaden og reelle forhold
  2. Midler er brukt i strid med villkårene for tildelingen
  3. Søker nekter Fordelingsutvalget å gjennomføre regnskapskontroll
  4. Foreningen ikke oversender dokumentasjon som fordelingsutvalget har krav på (ref pkt 6 Rapportering)
  5. Saker om mislighold skal varsles om til aktuell forening, og behandles av FU på neste møte.

10 Regnskapskurs

  1. Utvalget kan til en hver tid kreve at minst ett styremedlem skal ha gjennomført et relevant regnskapskurs i regi av SiO Foreninger.

11 Overlappende arrangementer

  1. Arrangementer med et budsjett på over 500 kr skal ikke gå samme dag.
  2. Arrangementer skal ikke holdes på tirsdager eller torsdager på samme tidspunkt som Navet sine bedriftspresentasjoner.

12 Vanlige søknadspunkter

Fastsatte satser

  1. Maksimalt 150 kroner per person for mat til et arrangement. Støtte til mat skal hovedsakelig gå til arrangementer med en slik størrelse og varighet at det er naturlig å spise. Det forventes at man ikke maksimerer beløpet hver gang man skal ha mat på et arrangement.
  2. Arrangementer som bruker FU-støtte på alkohol skal alltid søkes om som prosjektstøtte slik at søknaden kan behandles av utvalget. Punktet gjelder ikke for interne arrangementer eller styremiddager. Punktet gjelder for bonger på Escape dersom de kan brukes for å kjøpe alkohol.
  3. Styremiddag og andre styreaktiviteter støttes med 450 kr per person per semester. For foreninger med lav aktivitet støttes ikke styremiddager eller sosiale goder til styret.
  4. Arrangementer for interne i foreningen støttes med opp til 200 kr per person per semester. For foreninger med mange interne bør hvert arrangement behandles spesielt.
  5. Merch, som f.eks. gensere, skal holdes i foreningen og gå i arv om det ikke er en egenandel. Innkjøp av merch skal tas opppå møte i FU og godkjennes der.
    • 5.1 Vi innvilger ikke støtte til innkjøp av merch i formen av gensere og tskjorter fra eksterne produsenter.
    • 5.2 Ved merch som ikke skal gå i arv må minimum egenandel tilsvare minst 20% av prisen per del av merch, men foreningen står fritt til å velge egenandelen utover disse satsene.
    • 5.3 Pins, medaljer, klistremerker og lignende behandles særegent.
  6. Møtesnacks til internmøter kan støttes med opp til 250 kr i måneden.

13 Eiendeler

  1. Ved søknad om eiendeler stilles særskilt krav om begrunnelse, slik at utvalget kan stole på at gjenstandene vil komme studentmassen til gode. Det bør foreligge en plan for oppbevaring og vedlikehold, og foreningen bør kunne vise til stabil drift over tid. Ved oppstart av nye foreninger kan spesielt hensyn vises for eiendeler som er veldig naturlig for foreningens drift.

Frie midler

Programlinjeforeningene og aktive foreninger ved IFI skal få fylt opp til 1500 kr per semester til fri bruk, med noen begrensninger bestemt i dokumentet “Vedtak om frie midler” Link.

14 Peoply

  1. Alle åpne arrangementer med støtte fra FU skal publiseres på Peoply. Dette gjelder ikke Navets bedpresser.
  2. Alle foreninger tilknyttet IFI kan legge ut arrangementer. Hvis arrangementet trenger påmelding må den være tilgjengelig fra peoply. Hvis foreninger ikke følger dette kan pengene kreves tilbake.

15 Komiteer

  1. Fordelingsutvalget kan kreve å opprette en komité for arrangementer som kan omsette over 100.000 kr.
  2. Når komitéen opprettes skal det bestemmes hvor mange komitémedlemmer som er nødvendig.
  3. Minst 2 medlemmer av komitéen må bestemmes ansvarlig overfor FU for økonomien til prosjektet. Disse medlemmene er også ansvarlig for eventuelle billettsalg.
  4. Når en komité søker prosjektstøtte skal Fordelingsutvalget bestemme om IFI-Dagen eller IFI-Navet skal utdele sine midler for prosjektet. Når prosjektet begynner og komiteen opprettes skal det også utnevnes en regnskapsfører fra IFI-Dagen eller IFI-Navet, som står ansvarlig for regnskapsføring på vegne av komiteen. Den valgte foreningen står offisielt økonomisk ansvarlig, men må ikke svare til FU.
  5. Studenter som har stemmerett på Allmøtet til Fordelingsutvalget kan også stille til valg for en komite.

16 Møter

  1. Styret kaller inn til FU-møter etter behov, omtrent månedlig. Behov bestemmes av hvor mange saker og søknader som meldes inn.
  2. Styret tilgjengeliggjør agenda og relevante dokumenter i god tid før møter, slik at enhver medlemsforening har tilstrekkelig med tid til å diskutere sakene før møtet der saken skal behandles.
  3. Ved underkjennelse av en søknad kan møtende fremme forslag til endringer i søknaden, i formen av betingelser for at søknaden kan godkjennes. Et vedtak om den endrede søknaden kan kun fattes dersom en representant for søkerforeningen stiller seg enig i betingelsene. Forslag til endringer kan være, men er ikke begrenset til:
    • Innføring eller økning av egenandel eller depositum for hver deltager
    • Redusering eller økning av støtte til enkelte budsjettposter
    • å legge til nye budsjettposter som Fordelingsutvalget mener er nødvendig.
  4. Enhver person på et møte kan foreslå saker utenom den oppsatte agenda. Utvalget kan ikke fatte vedtak i slike saker.
Rediger

Denne siden er åpen kildekode. Hjelp oss med å forbedre den.