Allmøte 2021

Det er nok en gang duket for allmøte i fordelingsutvalget på Zoom, onsdag 24. februar klokken 16:15. Vi kan friste med valg av både koordinator og sekretær, og selvfølgelig gjennomgang av det siste året i FU, både organisatorisk og økonomisk. Regnskapstall og ol. blir lagt til denne innkallelsen fortløpene når det er klart.

Vedtekter

Retningslinjer

Oversikt over utdelt støtte

Zoom-link:

https://uio.zoom.us/j/65958511079?pwd=NDA4M2FHT0MwVlF4MXBEUW9hTmpxZz09

Meeting ID: 659 5851 1079 Passcode: 548839

• Formalia
  • Godkjenning av innkalling
  • Godkjenning av agenda
  • Valg av tellekorps
• Valg
  • Koordinator
  • Sekretær
• Årsberettning v/koordinator
• Gjennomgang av økonomi
• Stiftelse, strukturendringer og videre strategi
• Oppdatering av vedtekter
• Eventuelt

Formalia

Godkjenning av innkalling

Godkjent.

Godkjenning av agenda

Godkjent.

Valg av tellekorps

Hilmar Elverhøy og Eirik Berg velges ved akklamasjon

Valg

Ønsker du å stille? Se i vedtektene for beskrivelser av vervene. Nåværende koordinator og sekretær presenterer mer utdypende på selve allmøtet.

Koordinator

Eirik Ølberg stiller som koordinator og velges ved akklamasjon.

Sekretær

Jeanette Kirkerud stiller som sekretær og velges ved akklamasjon.

Årsberettning v/koordinator

Utvalget har ikke ligget på latsiden, Covid til tross. Koordinator går gjennom året som var. Tenk humorkavalkaden, bare enda kulere.

Referat:

Koordinator forteller om året som har vært.

Etter at koordinator og sekretær ble valgt inn i 2020 har alle FU-møtene blitt holdt digitalt. Selv om det har vært leit å ikke kunne møtes fysisk, har det vært enklere å møte opp på kort tid for de som har glemt det. Det håpes på fysiske møter i 2021.

Som forventet har antall søknader gått noe ned i år sammenlignet med tidligere. Det betyr ikke nødvendigvis at det har vært mindre aktivitet, ettersom foreningene har vært flinke til å tilby flere lavterskel tilbud som ofte har vært gratis.

Koordinater og sekretær har gått igjennom foreningenes regnskap for de siste 4 semestrene, og i den sammenheng fått avdekket og løst mindre uregelmessigheter. Dette ga foreningene som ikke hadde helt stø kontroll over regnskapet sitt initiativ til å ordne opp i det.

Det har blitt jobbet med stiftelse, men det kommer som en egen sak.

Enkelte retningslinjer har blitt justert. Dette gjelder i hovedsak støtte til mat på arrangementer og hytteturer.

Tre nye foreninger har mottatt støtte for første gang, dette gjelder to nyoppstartede foreninger samt en eldre forening.

Gjennomgang av økonomi

Økonomien i et ganske spesielt Korona-år presenteres.

Referat:

FU sin beholdning har økt siden 2019, men fjorårets overskudd har gått kraftig ned sammenlignet med tidligere. Dette kommer likevel ikke som en overraskelse med tanke på omstendighetene.

Den totale søknadssummen har gått ned sammenlignet med tidligere år. Utbetalingsprosenten er noe lavere enn tidligere, men ikke mye.

Koordinator tar gjennomgang av søknadssummene fordelt på de ulike foreningene.

Stiftelse, strukturendringer og videre strategi

Styret i FU har jobbet i flere år for å formalisere et forslag til å forvalte FU gjennom en stiftelse. Men det jobben kanskje aller mest har oppnådd, er å vise oss hvorfor det nok ikke er en god idé.

Hør oss prate om hvorfor, og hvilke alternativer vi foreslår i stedet på allmøtet!

Referat:

Stiftelsen ble startet opp av tidligere styre i FU, og i samråd med dem har vi bestemt å avslutte arbeidet.

Koordinator gjennomgår motivasjonen bak stiftelsen og de ulike fordelene og ulempene. Videre forklares det hvordan disse likevel kan implementeres ved hjelp av andre grep. Koordinator og sekretær er i dialog med Navet og Dagen om hvordan dette skal gjennomføres. Potensielle løsninger er som følger:

• Punkter i vedtektene til Dagen/Navet som spesifiserer formålet til pengene/overskuddet
• Punkter i vedtektene til Dagen/Navet som spesifiserer hvordan pengene skal forvaltes, som fordeling mellom konto og fond, etc.
• Vedtekter som begrenser hvordan Navet/Dagen kan bruke pengene, eller på et annet vis låser dem til utvalget.

Navet opplyser om at deres økonomiansvarlig vil sammen med FU og Dagen sette opp en strategi og plan for dette.

Vi ser for oss at styret i FU, Dagen og Navet er best egnet til å utarbeide denne planen, men dersom noen utenfor ønsker å delta må de ta kontakt. Det ferdigstilte forslaget vil legges frem for FU og deretter stemmes over.

Oppdatering av vedtekter

Ingen vedtekter endres denne gang.

Eventuelt

Fremtiden til FU: Personlig synes koordinator at utvalget bør fortsette slik som det gjør, men det er muligheter for endringer hvis det er ønskelig. I så fall bør man se nærmere på mulige endringer og hvordan de skal implementeres.

Utvalget står i en annen økonomisk posisjon enn før, og Covid har gitt oss nye perspektiver. Man bør ha i bakhodet at det kommer fremtidige generasjoner med IFI-studenter som potensielt ikke vil ha de samme økonomiske mulighetene.

Det har blitt foreslått nye modeller:

• Hvert år settes det av en viss sum med penger man forventer skal deles ut, men man kan aldri gå over dette. Dette vil bidra til å holde mengden penger som gis ut tilnærmet konstant fra år til år. Kan føre til at man enklere kan godta/avvise søknader.
• Alle foreningene får et gitt budsjett hvert semester, og de budsjetterer bruken av dette selv. På slutten av semesteret må regnskap sendes inn, og det må vise forsvarlig bruk for å få bevilget penger påfølgende semester.
• Gi mer frie midler hvert semester.

For sistnevnte punkt mener koordinator og sekretær personlig at det da er bedre å undersøke hvorvidt man skal fjerne/lette på retningslinjene. På den måten vil man fortsatt kunne bevare forsvarlig bruk av penger, og man unngår å kunne “snike” seg rundt alle retningslinjene.

Dersom noen ønsker å foreslå andre mulige modeller eller endringer kan dette sendes inn som konkrete forslag til FU.

Sponsoravtale: Kun en av linjeforeningene har per dags dato en samarbeidspartner. Dersom flere linjeforeninger ønsker det samme er Navet åpne for dette. De jobber nå med å utarbeide et forslag for hvordan det kan se ut, og de ber om at foreningene venter til dette er formalisert og ferdigstilt.

Det er også viktig å få på plass en ordentlig dialog på hvordan summer som kommer ved siden av FU skal behandles. Det er ikke ønskelig at det skal være mulig for et styre å kunne bruke foreningens midler til personlige goder. Det kan være at det trengs egne retningslinjer innad i foreningene for dette.

Det stilles spørsmål rundt innsyn i Digitus sin bruk av penger. Under gjennomgangen av fjorårets søknadssummer fordelt på de ulike foreningene kom det tydelig frem at Digitus søkte/brukte mest. Det er i dag kun koordinator og sekretær som har direkte innsyn, men ettersom det er utvalget som tar avgjørelsen om hvorvidt en søknad skal godkjennes ønskes det innsyn i hva sponsorpengene faktisk brukes på. Digitus informerer om egen bruk og stiller seg positive til at dette skal deles åpent med hele FU dersom ønskelig.

Vedlegg: